ZARZĄDZENIE NR 173/06

WOJEWODY PODLASKIEGO

z dnia 20 grudnia 2006 r.

w sprawie zarządzania ryzykiem w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku

Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 i Nr 169, poz. 1420 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708, Nr 187, poz. 1318 i Nr 170, poz. 1217 i 1218) zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Zarządzenie określa zasady i tryb zarządzania ryzykiem w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku.

2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Urzędzie – należy przez to rozumieć Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku;

2) wydziałach - należy przez to rozumieć wydziały i komórki równorzędne Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku;

3) ryzyku - należy przez to rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia mającego negatywny wpływ na wykonywanie zadań bądź osiąganie celów;

4) wpływie ryzyka - należy przez to rozumieć skutki dla realizowania zadań i osiągania celów spowodowane przez zdarzenie objęte ryzykiem;

5) prawdopodobieństwo ziszczenia się ryzyka - należy przez to rozumieć częstotliwość występowania zdarzenia objętego ryzykiem;

6) istotności ryzyka - należy przez to rozumieć kombinację wpływu ryzyka i prawdopodobieństwa jego ziszczenia się;

7) akceptowanym poziomie ryzyka - należy przez to rozumieć ustalony w zarządzeniu poziom istotności ryzyka, przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku;

8) zarządzaniu ryzykiem - należy przez to rozumieć proces identyfikacji, oceny i przeciwdziałaniu ryzyku; proces ten obejmuje także monitorowanie ryzyka i środków podejmowanych w celu jego ograniczenia;

9) mechanizmach kontroli wewnętrznej - należy przez to rozumieć wszystkie działania i procedury podejmowane lub ustanawiane w celu zwiększenia prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów, w tym zwłaszcza:

a) dokumentację systemu kontroli wewnętrznej (procedury, instrukcje, wytyczne),

b) dokumentowanie poszczególnych zdarzeń,

c) zatwierdzanie operacji,

d) podział obowiązków,

e) nadzór,

f) rejestrowanie istotnych odstępstw od zasad zapisanych w procedurach, instrukcjach czy wytycznych,

g) ograniczenie dostępu do zasobów materialnych, finansowych i informacyjnych.

§ 2. 1. Celem zarządzania ryzykiem w Urzędzie jest:

1) usprawnienie procesu planowania;

2) zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów;

3) zapewnienie odpowiednich mechanizmów kontroli wewnętrznej;

4) zapewnienie kierownictwu Urzędu wczesnej informacji o zagrożeniach dla realizacji wyznaczonych celów i zadań.

2. Zarządzanie ryzykiem odbywa się według zasad:

1) integracji z procesem zarządzania;

2) powiązania z celami i zadaniami Urzędu;

3) przypisania odpowiedzialności;

4) proporcjonalności działań przeciwdziałających ryzyku do jego istotności.

§ 3. Proces zarządzania ryzykiem obejmuje:

1) identyfikację i ocenę ryzyka oraz odniesienie go do akceptowanego poziomu ryzyka;

2) ustalenie metody przeciwdziałania ryzyku;

3) przeciwdziałanie ryzyku;

4) monitorowanie procesu i dokonywanie zmian.

§ 4. 1. Identyfikacja i ocena ryzyka oraz ustalenie metody przeciwdziałania ryzyku dokonywane jest raz w roku podczas przygotowywania propozycji do rocznego programu działania Urzędu.

2. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku dokonują dyrektorzy wydziałów.

3. Dyrektorzy wydziałów zobowiązani są do dokonania w ciągu roku aktualizacji zidentyfikowanych ryzyk w przypadku istotnych zmian warunków funkcjonowania podległych im wydziałów.

§ 5. 1. Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu ryzyka zagrażającego poszczególnym celom i zadaniom proponowanym do zamieszczenia w rocznym programie działania Urzędu oraz konkretnym programom, projektom i zadaniom realizowanym przez wydziały w toku bieżącej działalności.

2. Podczas identyfikacji należy przeanalizować:

1) cele i zadania proponowane do zamieszczenia w programie działania Urzędu oraz projekty, programy i zadania realizowane w toku bieżącej działalności;

2) zagrożenia, związane z osiąganiem celów i realizowaniem zadań wymienionych w pkt 1, wraz z ich wewnętrznymi i zewnętrznymi przyczynami oraz możliwymi scenariuszami rozwoju zdarzeń.

3. Podczas identyfikacji stosowana jest kategoryzacja ryzyka.

4. Ustala się następujące kategorie (obszary) ryzyka:

1) ryzyko finansowe;

2) ryzyko dotyczące zasobów ludzkich;

3) ryzyko działalności;

4) ryzyko zewnętrzne.

5. Przykłady ryzyka występującego w ramach poszczególnych kategorii (obszarów) stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 6. 1. Ocena ryzyka polega na określeniu wpływu i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka a następnie ustaleniu jego istotności według zasad określonych w § 7.

2. Określenie wpływu ryzyka polega na określeniu przewidywanych skutków jakie będzie miało, dla realizacji zadań lub osiągania celów wymienionych w § 5 ust. 1, wystąpienie zdarzenia objętego ryzykiem. Do określenia wpływu używany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: wysoki, średni, niski.

3. Określenie prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka polega na określeniu przewidywanej częstotliwości występowania zdarzenia objętego ryzykiem w trakcie roku. Do określenia prawdopodobieństwa stosowany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: wysokie, średnie, niskie.

4. Podczas określania wpływu i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka stosowane są zasady zawarte w załączniku nr 2 do zarządzenia.

§ 7. 1. W oparciu o dokonaną ocenę wpływu i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka ustalany jest poziom istotności ryzyka wskazany w załączniku nr 2 do zarządzenia.

2. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka:

1) ryzyko poważne, tj. ryzyko o wysokim wpływie oraz wysokim lub średnim prawdopodobieństwie oraz średnim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie,

2) ryzyko umiarkowane, tj. ryzyko o wysokim wpływie i niskim prawdopodobieństwie, ryzyko o średnim wpływie oraz średnim lub niskim prawdopodobieństwie, a także ryzyko o niskim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie;

3) ryzyko niskie tj. ryzyko o niskim wpływie oraz średnim lub niskim prawdopodobieństwie.

§ 8. 1. Ryzykiem akceptowanym jest ryzyko niskie. Ryzyko umiarkowane i poważne przekracza akceptowany poziom ryzyka.

2. Ryzyko przekraczające akceptowany poziom ryzyka wymaga ustalenia i podjęcia działań ograniczających je do tego poziomu poprzez zmniejszenie jego wpływu lub prawdopodobieństwa ziszczenia się (przeciwdziałanie ryzyku).

§ 9. 1. Metodami przeciwdziałania ryzyku są;

1) kontrolowanie ryzyka – stosowanie mechanizmów kontroli wewnętrznej;

2) przeniesienie ryzyka – przekazanie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu np. w drodze ubezpieczenia.

2. W celu określenia metody przeciwdziałania ryzyku należy przeanalizować:

1) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń;

2) istniejące mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka;

3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli, tj. zakres w jakim przeciwdziałają ryzyku, a poprzez to ułatwiają lub utrudniają realizację ustalonych celów i zadań.

§ 10. 1. Na podstawie dokonanej identyfikacji i oceny ryzyka oraz określenia metody przeciwdziałania ryzyku, dyrektorzy wydziałów wypełniają „Arkusze identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku”, zwane dalej „Arkuszami”, według wzoru zamieszczonego w załączniku nr 3 do zarządzenia.

2. Odnotowania w Arkuszach wymagają wszystkie zidentyfikowane ryzyka natomiast dla ryzyka przekraczającego akceptowany poziom ryzyka (ryzyko poważne i umiarkowane) należy podać planowane metody ograniczania go do akceptowanego poziomu.

3. Arkusze przedkładane są do Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego Urzędu wraz z propozycjami do rocznego programu działania Urzędu.

4. Dyrektorzy wydziałów wraz z Arkuszami przedkładają zestawienie zadań wrażliwych oraz procedury służące realizacji środków zaradczych – w przypadku występowania takich zadań w wydziale.

5. Arkusze oraz zestawienie zadań wrażliwych podlegają zatwierdzeniu przez Dyrektora Generalnego Urzędu.

§ 11. Dyrektorzy wydziałów zapewniają stosowanie metod przeciwdziałania ryzyku ustalonych w Arkuszach.

§ 12. 1. Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowanego poziomu są na bieżąco oceniane (monitorowane) przez:

1) dyrektorów wydziałów, którzy oceniają poziom zidentyfikowanego ryzyka oraz skuteczność stosowanych metod jego ograniczania;

2) kierownictwo Urzędu w ramach bieżącego zarządzania Urzędem, w tym w szczególności w trakcie narad z dyrektorami wydziałów.

2. Efektywność zarządzania ryzykiem oraz system kontroli wewnętrznej podlega niezależnej i obiektywnej ocenie przez audyt wewnętrzny.

3. Wyniki oceny, o której mowa w ust. 1 i 2, wykorzystywane są do poprawy efektywności zarządzania ryzykiem oraz usprawnienia systemu kontroli wewnętrznej.

4. Dyrektorzy wydziałów do dnia 10 stycznia każdego roku przekazują do Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego informację dotyczącą oceny wydziałowych ryzyk zidentyfikowanych w roku poprzednim, zawierającą w szczególności ocenę skuteczności zaproponowanych metod przeciwdziałania ryzyku oraz wpływu tych metod na poziom istotności ryzyka.

5. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 4, Wydział Organizacyjno-Administracyjny sporządza sprawozdanie, które przedkłada Dyrektorowi Generalnemu Urzędu do akceptacji.

§ 13. Traci moc zarządzenie Nr 40/05 Dyrektora Generalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku z dnia 16 listopada 2005 r. w sprawie zarządzania ryzykiem w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku.

§ 14. Zarządzenie obowiązuje od dnia podpisania.

Wojewoda Podlaski

/-/ Jan Dobrzyński

Załącznik Nr 1

do zarządzenia Nr 173/06

Wojewody Podlaskiego

z dnia 20 grudnia 2006 r.

Kategorie (obszary ) ryzyka

Poniższa tabela przedstawia kategorie ryzyka wraz z przykładami dotyczącymi jego możliwych źródeł (przyczyn) oraz skutków. Tabela nie określa zamkniętego katalogu ryzyka.

Załącznik Nr 2

do zarządzenia Nr 173/06

Wojewody Podlaskiego

z dnia 20 grudnia 2006 r.

1.Zasady oceny wpływu ryzyka

2. Zasady oceny stopnia prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka

3. Poziom istotności ryzyka

Załącznik nr 3

do zarządzenia Nr 173/06

Wojewody Podlaskiego

z dnia 20 grudnia 2006 r.

ARKUSZ IDENTYFIKACJI, OCENY ORAZ OKREŚLENIA METODY PRZECIWDZIAŁANIA RYZYKU

...............................................................

podpis Dyrektora Wydziału

Zasady wypełniania arkusza: