Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 24 listopada 2006 roku

w Urzędzie Stanu Cywilnego w Stawiskach

Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Stawiskach, wchodzący w skład Urzędu Miejskiego w Stawiskach (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).

Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Miejskiego w Stawiskach, Plac Wolności 13/15.

Regon Urzędu Miejskiego w Stawiskach 000528830; NIP 721-10-03-298.

Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Marek Waszkiewicz – Burmistrz Stawisk wybrany na to stanowisko dnia 12 listopada 2006 roku.

Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Krystyna Terepka – powołana na stanowisko Kierownika USC Uchwałą Rady Gminy i Miasta w Stawiskach Nr 139/XXXIV/94 z dnia 07 marca 1994 roku. Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Halina Skrodzka powołana na to stanowisko uchwałą Rady Gminy i Miasta w Stawiskach Nr V/25/94 z dnia 21 listopada 1994 r.

Kontrolę przeprowadzili: Ewa Bielewska – referent prawny oraz Konrad Michałowski- referent prawny w Oddziale ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnień: Nr 102/06 i 103/06 z dnia 23 listopada 2006 roku podpisanych przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału.

Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego – Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.

Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.

Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:

- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).

- art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Dz.U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992).

Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 roku.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy:

1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm)

2. z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688)

3. z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Dz.U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992).

4. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.)

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2006 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 09 lutego 2006 roku przez Panią Ewę Maciak – Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

W trakcie kontroli obecna była Pani Krystyna Terepka – Kierownik USC w Stawiskach. Osoby kontrolujące wpisały się do księgi kontroli w Urzędzie Miejskim w Stawiskach pod numerem 4/2006.

Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe z 2006 r.

I. Księga urodzeń i akta zbiorowe

W 2006 roku Kierownik USC w Stawiskach sporządził 7 aktów urodzenia – wszystkie na podstawie decyzji.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹

Kierownik USC w Stawiskach sporządził ww. akt na podstawie decyzji Nr (…)¹ z dnia (…)¹ podjętej w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia wniosła osoba upoważniona przez ojca dziecka do dokonania tej czynności. Ostatnim miejscem zamieszkania ojca dziecka w Polsce były Stawiski – decyzję podjął organ właściwy miejscowo (art. 15 prawa o asc).

Strona przedłożyła do transkrypcji uwierzytelnioną kopię aktu urodzenia wydaną przez USC we Włoszech oraz tłumaczenie tego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego ( § 9 rozporządzenia).

Dokument zagraniczny spełniał przesłanki do umiejscowienia go w polskiej księdze.

Podstawę prawną oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu - określono prawidłowo.

Strona wniosła również o uzupełnienie aktu urodzenia o brakujące dane. Zasadność decyzji potwierdzono na podstawie dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych. Wzmiankę dodatkową o uzupełnieniu aktu naniesiono w akcie w sposób zgodny z prawem.

Strona pokwitowała odbiór obu decyzji.

- Akt Nr (…)¹ z dnia (…)¹

Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Stawiskach Nr (…)¹ z dnia (…)¹ o czym uczyniono stosowną adnotację w rubryce „uwagi” (§ 7 ust. 1 cyt. rozporządzenia).

Wnioskodawczynią żądającą umiejscowienia zagranicznego aktu w księgach polskich była żona osoby, której akt dotyczy. Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy – (art. 13 prawa o asc.)

Strona przedłożyła kopię aktu urodzenia wydaną przez USC w Madrycie wraz z jego urzędowym tłumaczeniem na język polski( § 9 rozporządzenia).

Kierownik USC ocenił, iż zagraniczny akt urodzenia podlega odtworzeniu w trybie art. 35 prawa o asc.

Podstawę prawną (art. 35 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu doWojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) – określono prawidłowo. Strona pokwitowała odbiór decyzji.

Akt został wypisany prawidłowo. Bez uwag.

Nr (…)¹ z dnia (…)¹

Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Stawiskach podjętej w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wnieśli rodzice dziecka zamieszkali w Stawiskach - decyzję podjął organ właściwy miejscowo – art. 13 prawa o asc.
W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia wydany przez USC w stanie Nowy Jork w USA opatrzony suchą pieczęcią oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.

Podstawę prawną (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu doWojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) – określono prawidłowo.

Dane z aktu zagranicznego zostały prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.

Na wniosek stron Kierownik USC podjął również decyzję Nr (…)¹ z dnia (…)¹ o uzupełnieniu aktu urodzenia oraz decyzję Nr (…)¹ z dnia (…)¹ o sprostowaniu aktu urodzenia.

Podstawę uzupełnienia i sprostowania aktu urodzenia stanowił akt małżeństwa rodziców znajdujący się w USC w Stawiskach oraz odpisy skrócone aktów urodzenia rodziców dziecka. W akcie w rubryce „wzmianki dodatkowe” zostały naniesione prawidłowe adnotacje o sprostowaniu i uzupełnieniu aktu urodzenia.

Strony pokwitowały odbiór decyzji.

Bez uwag.

Nr (…)¹ z dnia (…)¹

Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Stawiskach Nr (…)¹ o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia do polskiej księgi stanu cywilnego.

Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia w księdze polskiej wnieśli rodzice dziecka zamieszkali Stawiskach. Decyzję podjął organ właściwy miejscowo (art. 13 prawa o asc). W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia wydany przez USC w Wielkiej Brytanii oraz tłumaczenie wymienionego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego.

Decyzja podjęta została na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc. Dane z aktu zagranicznego zostały prawidłowo przeniesione do decyzji i aktu polskiego. Strony wniosły również o uzupełnienie aktu urodzenia o brakujące dane. Podstawę uzupełnienia stanowił akt małżeństwa znajdujący się w USC w Stawiskach.

Kierownik USC podjął decyzję Nr (…)¹ z dnia (…)¹ o uzupełnieniu.

Strony pokwitowały odbiór obu decyzji.

Nr (…)¹ z dnia (…)¹

Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Stawiskach
Nr (…)¹ z dnia (…)¹

Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wnieśli rodzice dziecka zamieszkali na terenie gminy Stawiski. Decyzję podjął organ właściwy miejscowo – art. 13 prawa o asc. Wnioskodawca przedłożył odpis aktu urodzenia wydany przez USC w USA wraz z tłumaczeniem tego dokumentu na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego.

Podstawę prawną (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu doWojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) – określono prawidłowo.

Strony wniosły również o uzupełnienie aktu urodzenia o brakujące dane. Podstawę uzupełnienia stanowił akt małżeństwa rodziców znajdujący się w USC w Stawiskach. Kierownik USC decyzją Nr (…)¹ z dnia (…)¹ uzupełnił akt urodzenia. Podstawa prawna decyzji – art. 36 prawa o asc – prawidłowa.

Strony pokwitowała odbiór obu decyzji.

W akcie urodzenia została prawidłowo naniesiona wzmianka dodatkowa o jego uzupełnieniu.

II. Księga małżeństw i akta zbiorowe

W 2006 roku – wg stanu na dzień kontroli, sporządzono 41 aktów małżeństw, w tym:

- 30 – dotyczy małżeństw zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 krio, tj. wyznaniowych ze skutkiem cywilnym,

- 1 – dotyczy małżeństwa zawartego przed Kierownikiem USC w Stawiskach – art. 1 § 1 krio,

- 10 – dotyczy aktów małżeństw wpisanych na podstawie decyzji Kierownika USC w Stawiskach.

Sprawdzono akty dotyczące małżeństw zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 krio:

- opłata skarbowa skasowana na zapewnieniach (nie oceniano pod kątem, czy opłata została przyjęta w wymaganej wysokości),

- zaświadczenia wystawiał organ właściwy (art. 12 ust. 2 ustawy prawo o asc),

- zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym przekazywane były przez duchownego w przewidzianym ustawowo terminie – wskazuje na to data wpływu dokumentu do USC (art. 8 § 3 krio) – w USC prowadzony jest rejestr wpływu zaświadczeń,

- akty małżeństwa sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zawarcia małżeństwa (art. 12 ust. 3 ustawy prawo o asc),

- porównano dane zawarte w zaświadczeniu i odpisach skróconych aktów urodzeń nupturientów z treścią aktu małżeństwa, nie stwierdzając błędów i rozbieżności,

- termin ważności zaświadczenia określony prawidłowo,

- przypiski w aktach małżeństw nanoszone są na bieżąco.

Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag.

Akt dotyczący małżeństwa zawartego przed Kierownikiem USC - art. 1 § 1 kro:

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹

W/w akt podpisany jest przez Kierownika USC, a także przez osoby zawierające związek małżeński i świadków.

W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty
- art. 54 ust. 1 prawa o asc, tj. zapewnienia złożone przez oboje nupturientów, odpis skrócony aktu urodzenia mężczyzny (USC Kolno) i notatka służbowa z aktu urodzenia kobiety (USC Stawiski), oświadczenie o nazwiskach noszonych po zawarciu związku małżeńskiego oraz nazwiskach dzieci z tego małżeństwa.

Ponadto w aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu małżeństwa mężczyzny z adnotacją o rozwodzie (USC Kolno) oraz notatka służbowa z aktu małżeństwa kobiety (USC Stawiski) i aktu zgonu jej pierwszego męża (USC Stawiski).

Bez uwag

Następnie sprawdzono akty małżeństw sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Stawiskach:

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹; akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Stawiskach podjętej w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Wniosek o umiejscowienie aktu zagranicznego do księgi polskiej złożył ojciec kobiety, której akt dotyczy, zamieszkały w Stawiskach. Na podaniu jest data wpływu do USC w Stawiskach. Znaki opłaty skarbowej – skasowane na podaniu (nie sprawdzano, czy przyjęto je w wymaganej wysokości).

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy – art. 13 prawa o asc.

Strona przedłożyła odpis zagranicznego aktu małżeństwa wydany w Nowym Jorku. Tłumaczenie dokumentu na język polski potwierdzone zostało przez Konsula RP w Nowym Jorku zgodność przekładu na język polski.

Z aktu zagranicznego nie wynikało nazwisko dzieci pochodzących z tego małżeństwa.

We wzmiankach dodatkowych naniesiono adnotację dotyczącą zastosowania art. 88 krio.

Następnie wnioskodawca złożył podanie o uzupełnienie aktu małżeństwa o brakujące dane na podstawie aktów urodzeń kobiety i mężczyzny.

Decyzja o uzupełnieniu wydana w oparciu o art. 36 prawa o asc – we wzmiankach naniesiono stosowną adnotację.

Odbiór obu w/w decyzji pokwitowany przez stronę.

Bez uwag

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹;

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹;

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹;

podstawę sporządzenia aktów stanowiły decyzje Kierownika USC w Stawiskach wydane w oparciu o art. 35 prawa o asc – „odtworzenie treści aktu”.

Do decyzji i dokumentów uwag nie zgłoszono.

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹;

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹;

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹;

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹;

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹;

akty wpisane na postawie decyzji Kierownika USC w Stawiskach wydanych w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Bez uwag

- Nr (…)¹ z dnia (…)¹;

Podanie złożyła kobieta, której akt dotyczy (na podaniu jest data wpływu do USC w Stawiskach).

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zameldowania wnioskodawczyni – miejscowość Jurzec Włościański, gmina Stawiski – art. 13 prawa o asc.

W aktach zbiorowych znajduje się świadectwo ślubu wydane w Grecji wraz z tłumaczeniem tego dokumentu na język polski (tłumaczenie potwierdzone zostało za zgodność przekładu przez Ambasadę RP w Atenach).

Decyzja podjęta została w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Do decyzji, a następnie aktu polskiego wpisano m.in. nazwisko noszone przez kobietę po zawarciu związku małżeńskiego, mimo, że informacja ta nie wynikała z aktu zagranicznego, a z oświadczenia złożonego przez kobietę zgodnie z art. 62 ust. 3 prawa o asc wraz z podaniem o transkrypcję.

Informacja o nazwisku noszonym przez kobietę po zawarciu związku małżeńskiego powinna być naniesiona w rubryce „wzmianki dodatkowe”.

Następnie na wniosek strony podjęto decyzję o uzupełnieniu aktu małżeństwa na podstawie odpisu aktu urodzenia kobiety wydanego przez USC Kolno – bez uwag.

III. Księga zgonów i akta zbiorowe

W roku 2006 sporządzono 21 aktów zgonu.

Jeden akt zgonu został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Stawiskach, natomiast pozostałe na podstawie kart zgonu.

Wszystkie akty zgonu są podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę Kierownika USC oraz osoby zgłaszające zgon.

Akty są wypisane pismem ręcznym.

Wolne rubryki w poszczególnych aktach zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.

Sprawdzono:

Akt Nr (…)¹ z dnia (…)¹

Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Stawiskach Nr (…)¹ z dnia (…)¹ podjętej w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu zgonu wniosła osoba uprawniona, zamieszkała na terenie gminy Stawiski. Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy – (art. 13 prawa o asc.).

Strona przedstawiła odpis aktu zgonu wydany przez USC w Nowym Jorku wraz z tłumaczeniem tego dokumentu na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego.

Dane z aktu zagranicznego zostały prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.

Strona pokwitowała odbiór decyzji. Bez uwag.

Akty sporządzone na podstawie karty zgonu

W aktach zbiorowych do wszystkich aktów zgonu znajdują się karty zgonu (art. 66 ust. 1 prawa o asc).

Akty zgonu sprawdzono pod kątem właściwości miejscowej Kierownika USC.

Porównano dane (w zakresie daty zgonu i miejsca zgonu oraz daty i miejsca urodzenia) wynikające z kart zgonu z danymi wpisanymi w akcie nie stwierdzając błędów i rozbieżności.

W karcie zgonu przy akcie Nr (…)¹ z dnia (…)¹ lekarz wpisał jedno imię osoby zmarłej, jedno imię wynikało również z kopii paszportu osoby zmarłej (osoba zmarła była cudzoziemcem, także osoba zgłaszająca zgon to cudzoziemiec).

Natomiast w akcie zgonu zostały wpisane dwa imiona osoby zmarłej. Sprawa do wyjaśnienia.

Podkreślić należy, iż w kartach zgonu (z wyjątkiem kart zgonu do aktów Nr 1 i Nr 15) – naniesiona została – po ustaleniu przez Kierownika USC z osobą zgłaszającą zgon - adnotacja o godzinie zgonu. Następnie dane w tym zakresie Kierownik USC wpisywał w akcie zgonu.

W związku z tym, iż obecny wzór karty zgonu przewidziany rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 07 grudnia 2001 r. (Dz.U. z 2001 r. Nr 153, poz. 1782)- obowiązującym od dnia 01 stycznia 2002 r. nie przewiduje wpisywania danych w zakresie godziny zgonu – do aktu zgonu należy wpisywać jedynie datę zgonu (chyba, że lekarz określi te dane tj. godzinę zgonu).

IV. Zmiana imion i nazwisk

W 2006 r. kierownik USC podjął 3 decyzje w sprawie zmiany imion i nazwisk; w tym 2 w sprawie zmiany nazwiska, zaś jedną w sprawie zmiany imienia.

Sprawdzono:

- decyzję Nr (…)¹ z dnia (…)¹

Podanie o zmianę nazwiska wniosła kobieta (mieszkanka Stawisk), decyzję podjął Kierownik USC właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.

Organ podejmujący decyzję wysłał zawiadomienie o podjętej decyzji do wszystkich właściwych organów określonych w art. 11 ust. 1 ustawy o zmianie imion i nazwisk.

- decyzję Nr (…)¹ z dnia (…)¹ w sprawie zmiany imienia dziecka.

Podanie o zmianę imienia złożyli oboje rodzice.

Zmiana imienia dziecka nastąpiła na imię, którym dziecko posługiwało się od urodzenia. Z akt sprawy wynika, że przy rejestracji dziecka w USC nastąpiła omyłka i wpisano do aktu urodzenia inne imię, niż wybrali rodzice. W ewidencji ludności, w systemie PESEL oraz dokumentacji szkolnej dziecko figurowało pod imieniem na które nastąpiła zmiana.

W obu decyzjach Kierownik USC nieprecyzyjnie przywołał podstawę prawną (np. w decyzji o zmianie imienia wpisano „art. 2 ust. 1 i ust. 2 pkt 1b w zw. z art. 7 ustawy o zmianie imion i nazwisk”, a powinno być „art. 7 w zw. z 2 ust. 1 i ust. 2 pkt 2 ustawy o zmianie imion i nazwisk”).

Na tym protokół zakończono.

Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panem Markiem Waszkiewicz –Burmistrzem Stawisk w obecności Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego – Pani Krystyny Terepka.

Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach w Urzędzie Miejskim w Stawiskach, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.

Podpisy osób kontrolujących:

/-/ Ewa Monika Bielewska – referent prawny

/-/ Konrad Michałowski – referent prawny

12.12.2006 r.

Podpis kierownika jednostki kontrolowanej:

/-/ Marek Waszkiewicz – Burmistrz Stawisk

18.12.2006 r.

¹ z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)