PROTOKÓŁ KONTROLI PROBLEMOWEJ

przeprowadzonej  Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Raczkach, 16-420 Raczki,  ul. Nowe Osiedle 2

 Wójtem Gminy Raczki jest Pan  Roman Fiedorowicz

P.o. Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Raczkach jest Pani Justyna Sadowska

 Kontrole przeprowadził Jerzy Pietrowicz - informatyk - pracownik Wydziału Polityki Społecznej PUW w Białymstoku w dniu 14 września 2006 r. na podstawie upoważnienia do kontroli nr 149 z dnia 31.08.2006 r wydane w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Pana Leszka Koleśnika - p.o. Z-cy Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej. Kontrola obejmowała okres od 01.01.2005.  do dnia 10.09.2006 

Temat kontroli.

Wdrożenie, utrzymanie i eksploatacja systemu informatycznego do obsługi zadań pomocy społecznej.

 Cel kontroli.

Celem kontroli jest ocena poprawności wdrożenia, utrzymania i eksploatacji systemu informatycznego do obsługi zdań pomocy społecznej w ośrodku pomocy społecznej.

 Ustalenia kontroli.

1. Ogólny opis systemu informatycznego.

1.1.       Administratorem systemu informatycznego jest Pan Maciej Zuzia zutrudniony na umowę zlecenie.

1.2.       W ośrodku pomocy społecznej zainstalowany jest zestaw komputerowy z drukarką w wystarczającej konfiguracji do wypełniania zadań w zakresie poprawnej ewidencji danych i sporządzania sprawozdań .

1.3.       Łącze internetowe typu Neostrada. Adres poczt elektronicznej: gops_raczki@op.pl

1.4.       Zainstalowane są  systemy operacyjne Microsoft Windows XP Home Edytion 2003 i oprogramowanie biurowe Microsoft Office w wersji 2003.

1.5.       W zakresie ochrony antywirusowej zastosowany jest programem antywirusowym Horton Antywirus 2006   z aktualną subskrypcją. 

1.6.       W zakresie ochrony systemu informatycznego została opracowana Polityka Bezpieczeństwa w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej - Zarządzenie nr 1 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej  w Raczkach z dnia 3-01-2006. Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 1 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Raczkach z dnia 3-01-2006 w Rozdziale V określa procedury tworzenia kopi zapasowych danych oraz programów i narzędzi programowych służących do jego przetwarzania. Rozdział VI określa sposób i miejsce przechowywania elektronicznych nośników informacji zawierających dane osobowe oraz wydruki. Stwierdzam , iż kopie zapasowe wykonywane są zgodnie z instrukcją co dwa tygodnie na płycie CD w dwóch egzemplarzach. Prowadzony rejestr kopii zapasowych zezwala na jednoznaczną identyfikacje danych. Nośniki przechowywane są w szafie metalowej. Szczegółowe opracowanie w zakresie ochrony systemu przed wtargnięciem osób niepowołanych -  hasła dostępowe na setup i aplikacji użytkowej określa Rozdział III Załącznika nr 2 do Zarządzenia nr 1 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Raczkach z dnia 3-01-2006. Hasła zmieniane są doraźnie. Nie stwierdzono wdrożenia procedur w zakresie zmiany haseł i sposobu ich przechowywania.

2. Oprogramowanie użytkowe  do obsługi zadań pomocy społecznej.

2.1.       Osoba odpowiedzialna za wdrożenie, utrzymanie i eksploatację oprogramowania użytkowego - Pani Justyna Sadowska

2.2.       Aplikacje użytkową do obsługi zadań pomocy społecznej obsługuje trzy osoby, tj kierownik  i dwóch  pracowników ośrodka pomocy społecznej.

2.3.       Zainstalowana wersja aplikacji użytkowej:

 "POMOST"  v. 2.0 z aktualnym pakietem poprawek (01.09.2006) firmy  COMPUTERLAND.

          Eksploatację aplikacji rozpoczęto w 2004 r.

2.4   Zainstalowane słowniki centralne w wersji 33.

2.5   Aplikacja "POMOST"  v. 2.0    posiada homologacje MPiPS.

2.6   W zakresie podstawowej obsługi aplikacji "POMOST"  zostały przeszkolone trzy osoby przez  administratorem systemu informatycznego  Pana Macieja Zuzię.

2.7  "Sprawozdanie z realizacji świadczeń w SI POMOST" za I półrocze 2006 (zał. nr1). 

Liczba rodzin w systemie                                                                                             347

Liczba utworzonych wywiadów                                                                                  1 299

Procent zgodności danych  za I kw                                                                             100 %

Procent zgodności danych  za II kw                                                                           100 %

Procent zgodności danych  za III kw                                                                         

Procent zgodności danych  za IV kw                                                                         

2.8        W 2005 r. ośrodek pomocy społecznej skorzystał z dodatkowych środków na utrzymanie systemu informatycznego. Środki przeznaczono na zakup programu antywirusowego, rozszerzenie pamięci, zakup routera(fak.VAT 1911/05 - załącznik 2/a, fak.VAT 116/2005 - załącznik 2/b, fak.VAT 5691/2005 - załącznik 2/c fak.VAT 95/2005 - załącznik 2/d) i refundacja kosztów związanych i obsługa systemu informatycznego POMOST   i konfigurację systemu POMOST (załącznik  2/e) Podzespoły i program antywirusowy zostały zainstalowane w sprzęcie pracującym w OPS.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden w dniu 14.09.2006 r. przekazano Kierownikowi Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Raczkach, drugi Wydziałowi Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

                                                                                                                                    Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Raczkach został poinformowany o przysługującym mu prawie zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli..

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Urzędu Gminy w Raczkach  pod poz. 7 z 2006 r. .

           Kontrolowany                                                                               Kontrolujący

14.09.2006 Justyna Sadowska                                                              Jerzy Pietrowicz

                                (data i podpis)