PROTOKÓŁ

z kontroli realizacji umowy zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Stowarzyszeniem Bank Żywności w Suwałkach na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu

Stowarzyszenie Bank Żywności w Suwałkach  jest powstałym w dniu 02.03.2000 roku stowarzyszeniem

posiadającym status organizacji pożytku publicznego. Podstawą prawną działalności jest wpis do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000069745 z dnia 08.01.2002 r.

Adres siedziby: 16-400 Suwałki, ul Kowieńska 3/18.

Regon: 790751444.

Prezesem placówki jest Pan Romuald Turczyński.

Skarbnikiem placówki jest Pan Marek Stasiński.

Kontrolę przeprowadzili:

1.       Elżbieta Bogdan – starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (legitymacja służbowa Nr 46),

2.       Piotr Słabiński – starszy inspektor w Wydziale Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (legitymacja służbowa Nr 50),

na podstawie upoważnienia Nr PS.VI.ICz.0939/234/06 z dnia 13.12.2006 r. wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Andrzeja Kozłowskiego – Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej.

Kontrolę przeprowadzono w dniu 3 stycznia 2007 r.

W toku kontroli wyjaśnień udzielał:

1.      Pan Romuald Turczyński – Prezes Stowarzyszenia Bank Żywności w Suwałkach.

Przedmiot kontroli:

Przedmiotem kontroli była ocena prawidłowości realizacji umowy Nr 1/2006 zawartej w dniu 23 listopada 2006 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Stowarzyszeniem Bank Żywności w Suwałkach na świadczenie usług na rzecz osób bezdomnych i przeciwdziałanie ich wykluczeniu społecznemu oraz efektywności realizowanych zadań.

Kontrolą objęto następujące zagadnienia:

1.       Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania.

2.       Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania.

3.       Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania.

4.       Współpraca z partnerami zaangażowanymi w realizację zadań.

5.       Stan realizacji zadania oraz efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania.

6.       Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji oraz prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania.

Ustalenia kontroli:

1.      Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania:

Bank Żywności dysponuje wynajmowanym lokalem biurowym, magazynem w Suwałkach o powierzchni 100 m² oraz użyczonym przez Prezydenta Białegostoku magazynem o powierzchni 3148 m².

2.      Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania:

Ogółem przy realizacji zadania pracuje 5 osób:

- dyrektor (szkolenia FPBŻ, pięcioletnie doświadczenie w prowadzeniu Banku Żywności),koordynator przy realizacji zadania PEAD 1 etat,

- księgowa (emerytka) ½ etatu,

- pracownik biurowy (technik ekonomista) 1 etat.

- dwóch magazynierów 2 x ½ etatu.

3.      Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania:

Bank Żywności realizuje swoje zadania poprzez:

a)      wyszukiwanie rezerw żywności produkowanej w nadmiarze,

b)      pozyskiwanie żywności o krótkich terminach przydatności do spożycia,

c)      gromadzenie rezerw żywności i ich racjonalną dystrybucję,

d)      promowanie postaw przeciwdziałających utylizacji żywności lub jej marnotrawieniu,

e)      organizowanie zbiórek żywności szczególnie w okresach przedświątecznych,

f)       prowadzenie ścisłego monitoringu wykorzystania żywności przez beneficjentów.

Bank Żywności jest również zaangażowany w realizację Europejskiego Programu Pomocy Żywnościowej PEAD.

4.      Współpraca z partnerami zaangażowanymi w realizację zadań:

Bank Żywności przy realizacji zadania współpracuje z:

a)      Federacją Polskich Banków Żywności oraz innymi Bankami Żywności;

b)      z organami administracji samorządowej: PCPR, Wydz. Spraw Społecznych, MOPS, GOPS;

c)      z organizacjami pozarządowymi prowadzącymi na terenie województwa działalność charytatywną;

d)      z mediami lokalnymi;

e)      z producentami żywności, handlowcami;

f)       z wolontariatem akcyjnym.

5.      Stan realizacji zadania oraz efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania:

W roku 2006 Bank Żywności współpracował z 70 organizacjami obejmując pomocą około 50 tysięcy potrzebujących.

Uczestnikami i beneficjentami programu były organizacje pozarządowe, świadczące pomoc osobom ze środowisk skrajnie ubogich oraz osobom bezdomnym.

Wykaz miast, ilość wolontariuszy i uzyskaną żywność w akcjach organizowanych w 2006 roku zawiera załącznik Nr 1.

Rozpoczęcie realizacji umowy Nr 1/2006 zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Stowarzyszeniem Bank Żywności w Suwałkach nastąpiło z chwilą podpisania umowy i otrzymania środków finansowych tj.  od listopada 2006 roku.

Zadania były realizowane zgodnie z planem, harmonogramem, kosztorysem i niezbędnymi potrzebami.

Bank Żywności zawiera umowy z organizacjami prowadzącymi działalność charytatywno-opiekuńczą. Organizacje te muszą posiadać listy osób potrzebujących pomocy potwierdzone przez właściwy terytorialnie Ośrodek Pomocy Społecznej.

6.      Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji oraz prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania:

Stowarzyszenie otrzymało w dniu 07.12.2006 roku kwotę 2.679 zł (poz. księgowa - 789). Na dzień kontroli wydatkowano kwotę 2.140,97 zł  tj. 79,91% przyznanych środków.

Kontrolującym nie okazano dowodów księgowych potwierdzających wydatkowanie pozostałej kwoty dotacji tj. 538,03 zł.

Zestawienie wydatków z dotacji budżetu państwa:

Kontrola wykazała, że umowa realizowana jest prawidłowo. Dokumentacja w sprawie wydatkowania dotacji prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Każdy z rachunków opisany jest w sposób potwierdzający ich opłacanie ze środków PUW, sprawdzony pod względem merytorycznym i rachunkowym. Stwierdzono, że prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa środków finansowych przekazanych na realizację zadania.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z tego jeden otrzymuje Kierownik kontrolowanej placówki. W przypadku, gdy Kierownik nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w protokole kontroli, może odmówić jego podpisania, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemne wyjaśnienia przyczyn tej odmowy.

Kierownikowi przysługuje prawo zgłoszenia w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu pisemnych wyjaśnień co do zawartych w protokole ustaleń. Ponadto zastosowanie ma § 6 Umowy z dnia 23 listopada 2006 r. zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a podmiotem uprawnionym.

Prezes                                                                  Podpisy kontrolujących:

/-/ Romuald Turczyński                                         /-/ Elżbieta Bogdan

31.01.2007r.                                                         /-/ Piotr Słabiński