Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 27 marca 2007 roku w Urzędzie Stanu Cywilnego w Juchnowcu Kościelnym

Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Juchnowcu Kościelnym, wchodzący
w skład Urzędu Gminy w Juchnowcu Kościelnym (art. 5 a ust. l prawa o asc). Regon Urzędu Gminy w Juchnowcu Kościelnym 000542215; NIP 966 - 05 - 94 - 401.

Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Czesław Jakubowicz - Wójt Gminy Juchnowiec Kościelny wybrany na to stanowisko w wyborach, które odbyły się dnia 26 listopada 2006 roku.

Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Halina Rynkiewicz - powołana na stanowisko Kierownika USC uchwałą Nr VII/15/1990 Rady Gminy Juchnowiec Kościelny
z dnia 12 sierpnia 1990 roku.

Kontrolę przeprowadziły:

- Halina Okulewicz - Kierownik Oddziału ds. Rejestracji Stanu Cywilnego, Obywatelstwa
i Repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku,

- Róża Januszkiewicz - starszy inspektor,

na podstawie upoważnień Nr 13/07, Nr 14/07 z dnia 22 marca 2007 roku podpisanych przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego - Dyrektora ww. Wydziału.

Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego - Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.

Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.

 Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:

- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, póz. 1688 .) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, póz. 884 zpóźn. zm.).

- art. 11 ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 roku Nr 233, póz. 1992)

Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 roku.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy:

1.   z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, póz. 59 zpóźn. zm)

2.   z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz. U. z 2004 roku nr 161, póz. 1688.)

3. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, póz. 884 z późn. zm.)

4. ustawa z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 roku Nr 233, póz. 1992)

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2007 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 06 marca 2007 roku przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

W trakcie kontroli obecna była Pani Halina Rynkiewicz - Kierownik USC w Juchnowcu Kościelnym, która udzielała wyjaśnień i informacji.

Osoby kontrolujące wpisały się do księgi kontroli w Urzędzie Gminy pod numerem 3/07.

Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe za 2006 rok .

I. Księga urodzeń i akta zbiorowe.

Jedna księga urodzeń obejmuje lata 2001 - 2005, każdy rok jest zamknięty i otwarty na kolejny zgodnie z § 12 rozporządzenia.

Wszystkie akty są podpisane przez Kierownika USC w Juchnowcu Kościelnym i opieczętowane jego pieczątką imienną.

Akty urodzeń wypisane są ręcznie, w sposób czytelny. Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu, jak również w rubryce „uwagi" są zakreślone po sporządzeniu aktu w sposób uniemożliwiający dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów - § 7 rozporządzenia.

Na rok 2006 i 2007 założona została kolejna księga.

W 2006 roku sporządzono 8 aktów urodzeń, wszystkie na podstawie decyzji Kierownika USC w Juchnowcu Kościelnym.

Sprawdzono:

- akt urodzenia Nr (...)¹; podstawę wpisania aktu do księgi polskiej stanowiła decyzja Kierownika USC w Juchnowcu Kościelnym, podjęta w oparciu o art. 35 prawa o asc.

Wniosek wpłynął do USC za pośrednictwem Konsulatu Generalnego RP w Brukseli. Data wpływu odnotowana na podaniu, zgodnie z przepisami obowiązującej instrukcji kancelaryjnej.

Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu, który podjął decyzję w ww. sprawie. Decyzję podjęto na wniosek ojca dziecka, natomiast matkę dziecka Kierownik USC potraktował jako stronę postępowania.

W aktach zbiorowych znajdują się wymagane do podjęcia decyzji dokumenty, m.in. tłumaczenie zagranicznego aktu urodzenia dziecka, dokonane przez tłumacza przy Sądzie I Instancji w Brukseli, potwierdzone za zgodność przekładu na język polski przez Konsula RP . Akt urodzenia dziecka wypisano zgodnie z orzeczeniem.

Zarówno decyzję jak i 3 egz. odpisu skróconego aktu urodzenia wysłano stronom za pośrednictwem Konsulatu Generalnego RP w Brukseli. Z uwagi na to, że Konsulat nie potwierdził, kiedy odebrano decyzję, uzgodniono z Kierownikiem USC, iż ponownie podejmie stosowne czynności, by wyegzekwować potwierdzenie odbioru decyzji przez wnioskodawcę.

- Nr (...)¹; podstawę sporządzenia aktu prawidłowo odnotowano w akcie rubr. uwagi. Wnioskodawcą o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia do księgi polskiej jest matka dziecka, zamieszkała na stałe w gm. Juchnowiec Kościelnym. A zatem decyzję podjął właściwy organ.

W aktach zbiorowych są wymagane w sprawie dokumenty, do których nie zgłoszono uwag.

Kierownik USC zadecydował o podjęciu decyzji w oparciu o art. 35 prawa o asc. Pouczenie
o środkach zaskarżenia - prawidłowe.

W aktach znajduje się potwierdzenie odbioru decyzji przez wnioskodawcę. Akt urodzenia w księdze polskiej sporządzono zgodnie z decyzją.

- Nr (...)¹; akt urodzenia sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Juchnowcu Kościelnym.

Podanie złożyła za pośrednictwem Konsulatu Generalnego RP w Atenach matka dziecka, zamieszkała na stałe w gm. Juchnowiec Kościelny. Decyzję podjął organ właściwy.

Data wpływu odnotowana na podaniu. Daty wpływu podania oraz wydania decyzji wskazują, iż decyzja została podjęta niezwłocznie.

Podstawa prawna decyzji - art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Decyzję wysłano wnioskodawcy za pośrednictwem KG RP w Atenach. W aktach znajduje się zwrotne potwierdzenie odbioru decyzji.

Akt urodzenia dziecka w księdze polskiej sporządzono zgodnie z orzeczeniem zawartym
w decyzji. Jedynie należy podjąć postępowanie odnoście naniesienia wzmianki dodatkowej o uznaniu dziecka. Dokumenty dotyczące uznania dziecka, dokonanego za granicą znajdują się w aktach zbiorowych.

- Nr (...)¹; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC we Wrocławiu, dotyczącej odtworzenia aktu na podstawie art. 34 prawa o asc. Akt sporządzono zgodnie z decyzją.

Następnie na podstawie postanowienia Sądu Rejonowego we Wrocławiu sprostowano błąd w akcie, nanosząc stosowną adnotację w rubr. uwagi.

W aktach zbiorowych znajdują się wymagane w sprawie dokumenty. Bez uwag.

- Nr (...)¹; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Juchnowcu Kościelnym, podjęta na podstawie art.73 ust.1 prawa o asc.

Decyzja zgodna z wolą strony, która pokwitowała jej odbiór.

Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do podjęcia decyzji
i sporządzenia aktu urodzenia w księdze polskiej. Bez uwag.

Następnie na wniosek tej samej osoby podjęta została decyzja o uzupełnieniu aktu
o brakujące dane, wymagane prawem polskim. Podstawa prawna decyzji - art. 36 prawa o asc - prawidłowa.

W aktach zbiorowych są dokumenty stanowiące podstawę podjęcia decyzji.

Wzmianka dodatkowa w akcie urodzenia  została naniesiona zgodnie z podjętą decyzją.
Bez uwag.

Strona pokwitowała odbiór obu ww. decyzji.

- Nr (...)¹; do decyzji i aktu wpisanego w księdze polskiej uwag nie zgłoszono.

- Nr (...)¹; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Juchnowcu Kościelnym podjęta w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc, co prawidłowo odnotowano
w akcie w rubr. uwagi.

Transkrypcji podlegał odpis aktu urodzenia wydany przez stosowny organ w Londynie.
W aktach zbiorowych znajduje się również tłumaczenie tego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego.

Kierownik USC ocenił dokument jako podlegający wpisaniu w trybie art. 73 ust.1 prawa
o asc.  Do podjętej decyzji nie zgłoszono uwag.

Akt urodzenia dziecka w księdze polskiej sporządzono zgodnie z decyzją.

Następnie na wniosek tej samej osoby podjęto decyzję o sprostowaniu błędu w treści aktu polskiego - art. 28 prawa o asc. Wzmiankę dodatkową naniesiono w akcie urodzenia zgodnie z tą decyzją.

Kolejną decyzją uzupełniono akt o brakujące dane - art. 36 prawa o asc, co również znalazło odzwierciedlenie we wzmiankach.

Odbiór ww. decyzji strona pokwitowała.

Bez uwag.

- Nr (...)¹; akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Juchnowcu Kościelnym.

Transkrypcji podlegał odpis aktu urodzenia wydany prze stosowny organ w USA. W aktach znajduje się również tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.

Dane z aktu zagranicznego przeniesiono do decyzji i treści aktu w księdze polskiej w zakresie wymaganym prawem polskim prawidłowo.

Bez uwag.

- Nr (...)¹; akt sporządzono w oparciu o art.35 prawa o asc.

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.

Przy sporządzaniu tego aktu, który dotyczył szczególnej sytuacji dziecka przyjęto prawidłowy tok postępowania odzwierciedlając stan faktyczny w rubr. wzmianki dodatkowe.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

- Nr (...)¹; w rubr. uwagi w akcie widnieje adnotacja dotycząca podstawy sporządzenia aktu.

Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu do księgi polskiej złożyła matka dziecka, a zatem osoba uprawniona. Decyzję podjął organ właściwy.

Transkrypcji podlegał odpis aktu na druku międzynarodowym. W decyzji i treści aktu polskiego wpisano dwa imiona kobiety podczas gdy z dokumentu zagranicznego wynikało jedno imię.  Istotą zaś  transkrypcji jest dokładne przeniesienie treści aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do polskiej księgi stanu cywilnego.

Omówiono szczegółowo sposób postępowania Kierownika USC w przypadku podejmowania decyzji w trybie art.73 ust.1 prawa o asc.

II. Księga małżeństw i akta zbiorowe

W 2006 roku sporządzono 44 akty małżeństwa,

W 2007 roku sporządzono natomiast 4 akty (wg stanu na dzień kontroli)

Sprawdzono akty małżeństw od Nr l - l0 - dot. związków małżeńskich zawartych przed duchownym ze skutkiem cywilnym  (art. 1 § 2 kr i o.)

• Nr (...)¹ z dnia (...)¹
• Nr (...)¹ z dnia (...)¹
• Nr (...)¹ z dnia (...)¹
• Nr (...)¹ z dnia (...)¹
• Nr (...)¹ z dnia (...)¹
• Nr (...)¹ z dnia (...)¹

W aktach zbiorowych znajdują się zapewnienia, odpisy skrócone aktów urodzeń obu osób, które złożono zgodnie z art. 54 ust. l prawa o asc oraz oświadczenie o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa.

Termin ważności zaświadczeń określono prawidłowo.

Zawarcie małżeństwa następowało w okresie ważności zaświadczenia.

Dwustronnie wypełnione zaświadczenia; na drugiej stronie podpisane przez duchownych

przekazywane były do USC w wymaganym ustawowo terminie - art. 8 § 3 kr i o.

Akty małżeństwa objęte kontrolą sporządzone zostały przez organ właściwy ze względu na miejsce zawarcia małżeństwa - art. 12 ust. 3 prawa o asc.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹. Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC
w Juchnowcu Kościelnym Nr (...)¹ z dnia (...)¹. Podstawa prawna podjęcia decyzji - art. 35 prawa o asc.

W aktach zbiorowych znajduje się l egz. decyzji, skrócony akt ślubu wydany w języku słoweńskim, tłumaczenie ww. dokumentu, odpis zupełny aktu urodzenia nupturientki, odpis zupełny aktu małżeństwa dot. pierwszego związku małżeńskiego z adnotacją o jego rozwiązaniu, zaświadczenie z ewidencji ludności dot. zameldowania.

W rubryce uwagi odnotowano podstawę wpisania aktu małżeństwa - § 7 ust. l cyt. rozporządzenia.

Odbiór decyzji został pokwitowany przez stronę jej własnoręcznym podpisem. Bez uwag.

- Nr (...)¹ z dnia (...)¹. Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC
w Juchnowcu Kościelnym Nr (...)¹z dnia (...)¹

Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu małżeństwa w polskich księgach stanu cywilnego wniosła osoba, której akt małżeństwa dotyczył. Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni (potwierdzenie zameldowania wnioskodawczyni w aktach sprawy).

Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór decyzji. Do treści decyzji uwag nie wniesiono. Wnioskodawczyni wraz z wnioskiem o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do ksiąg polskich złożyła oświadczenie co do nazwiska noszonego po zawarciu związku małżeńskiego, co odzwierciedlono w rubryce „wzmianki dodatkowe". Kierownik USC naniósł ponadto wzmiankę dodatkową dot. nazwiska mężczyzny i dzieci na podstawie art. 25 § 3 oraz 88 kr i o.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹. Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Juchnowcu Kościelnym Nr USC 5150-6/06 z dnia 23 marca 2006 roku. Podstawa prawna podjęcia decyzji - art. 35prawa o asc.

W aktach zbiorowych znajdują się następujące dokumenty:

- podanie wnioskodawczyni (mieszkanki gm. Juchnowiec Kościelny),

- akt zawarcia małżeństwa w Danii wraz z tłumaczeniem ww. dokumentu dokonanym przez tłumacza przysięgłego języka niemieckiego,

- oświadczenie dot. nazwiska noszonego po zawarciu związku małżeńskiego złożone przez kobietę,

- odpis zupełny aktu urodzenia dot. nupturientki,

- odpis aktu zupełny aktu małżeństwa nupturientki dot. pierwszego związku małżeńskiego
z adnotacją o jego rozwiązaniu,

- l egz. decyzji (strona pokwitowała odbiór decyzji).

Wzmianka dodatkowa została naniesiona na podstawie art. 88 kr i o  z uwagi na to, że nazwisko dzieci z tego małżeństwa nie wynikało z odpisu zagranicznego aktu.

- Nr (...)¹ z dnia (...)¹. Decyzja Kierownika USC w Juchnowcu Kościelnym Nr (...)¹ z dnia (...)¹stanowiła podstawę sporządzenia aktu małżeństwa.

Stosowną adnotację naniesiono w rubryce „Uwagi" - zgodnie z § 7 ust. l cyt. rozporządzenia. Podstawa prawna wymienionej decyzji - art. 73 ust. l prawa o asc. Wszystkie dane osobowe
z tłumaczenia zagranicznego dokumentu właściwie przeniesiono właściwie do decyzji a następnie do aktu małżeństwa.

Następnie Kierownik USC w Juchnowcu Kościelnym podjął decyzję Nr (...)¹ z dnia (...)¹ dot. uzupełnienia aktu małżeństwa. Treść ww. decyzji przeniesiona została do rubryki „wzmianki dodatkowe".

Następnie sprawdzono akty od Nr 11 - 20 wyłączenie pod kątem, czy są podpisane przez Kierownika USC w Juchnowcu Kościelnym - nie stwierdzono uchybień w tym zakresie.

W dalszej kolejności sprawdzono następujące akty małżeństwa :

•    Nr (...)¹z dnia (...)¹

•    Nr (...)¹z dnia (...)¹

•    Nr (...)¹z dnia (...)¹

•    Nr (...)¹z dnia (...)¹

•    Nr (...)¹z dnia (...)¹

•    Nr (...)¹z dnia (...)¹

•    Nr (...)¹z dnia (...)¹

•    Nr (...)¹z dnia (...)¹

•    Nr (...)¹z dnia (...)¹

Dotyczą one małżeństw zawartych w sposób określony w art. 1  § 2 kr i o.

W każdym przypadku, zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (art.4' § l krio) wydał właściwy organ tj. Kierownik USC miejsca zamieszkania jednej z osób zamierzających zawrzeć związek małżeński (art. 12 ust. 2 prawa o asc). Związki małżeńskie zawarte zostały w terminie ważności ww. zaświadczenia (art. 4' § 2 krio)

•    Nr (...)¹z dnia (...)¹ - dot. związku małżeńskiego zawartego przed Kierownikiem USC.

Akt małżeństwa jest podpisany przez Kierownika USC, a pod podpisem odciśnięta została pieczątka z imieniem i nazwiskiem podpisującego - § 6 ust. 3 rozporządzenia oraz nupturientów i świadków.

Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu zostały zakreślone po sporządzeniu aktu
w sposób uniemożliwiający dokonywanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów - § 7
ust. 2 rozporządzenia.

W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem dokumenty (art. 54- 56 prawa o asc). Nupturienci zawierający związki małżeńskie przed Kierownikiem USC spełniali przesłankę wieku określoną w art. 10 kr i o.

Następnie sprawdzono akty od Nr 31 - 44 pod kątem, czy są podpisane przez Kierownika USC w Juchnowcu Kościelnym - nie stwierdzono uchybień w tym zakresie.

III. Księga zgonów i akta zbiorowe

W 2006 roku sporządzono 91 aktów zgonu - wszystkie na podstawie kart zgonu.

W 2007 roku ( wg. stanu na dzień kontroli) sporządzono 25 aktów zgonu, w tym 2 na podstawie decyzji Kierownika USC w Juchnowcu Kościelnym

Sprawdzono wszystkie akty zgonu; są one podpisane przez osobę uprawnioną
tj. Kierownika USC  w Juchnowcu Kościelnym. Ponumerowane są kolejno. Wolne rubryki po sporządzeniu aktu są zakreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia. Akta zbiorowe do księgi zgonów założone.

W aktach zbiorowych znajdują się dokumenty, na podstawie których sporządzone zostały akty zgonu.

Numeracja poszczególnych akt odpowiada numerowi aktu zgonu w księdze zgonu. Do każdego aktu zgonu jest karta zgonu wystawiona przez lekarza.

Przy niektórych kartach zgonu jest zezwolenie Prokuratury na pochowanie zwłok. Jest to
wymagane w sytuacji, gdy przyczyna śmierci budzi wątpliwości. Przykładowo takie zezwolenie jest w aktach zbiorowych do aktu zgonu Nr (...)¹.

• Akt Nr (...)¹z dnia (...)¹ sporządzono na podstawie pisma Prokuratury Rejonowej w Białymstoku. Akt zgonu został sporządzony dla osoby o nieustalonej tożsamości zgodnie z art. 68 prawa o o asc. Bez uwag.

W każdej karcie zgonu jest wpisana nazwa miejscowości, w której nastąpił zgon. Porównano te dane z zapisem w treści aktów zgonu, nie stwierdzając rozbieżności i błędów.

Daty zgonu w aktach zgonu wpisywane są zgodnie z § 5 ust. l rozporządzenia
tj. słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie w kolejności: dzień, miesiąc, rok.

Sprawdzono akty zgonu Nr (...)¹ i (...)¹ sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Juchnowcu Kościelnym Nr (...)¹ i Nr (...)¹ z dnia (...)¹ (wnioski o odtworzenie ww. aktów wniosła ta sama o osoba).

Podstawa prawna podjęcia obu decyzji - art. 35 prawa o asc.

W aktach zbiorowych znajduje się:

- podanie wnioskodawcy ( mieszkaniec gminy Juchnowiec Kościelny),

- oświadczenie wnioskodawcy,

- zaświadczenie wystawione przez proboszcza w parafii na Białorusi,

- zaświadczenie z archiwum białoruskiego,

- l egz. decyzji.

Pouczenie o środkach zaskarżenia ww. decyzji prawidłowe. Odbiór obu ww. decyzji został pokwitowany przez stronę. Co do postępowania Kierownika USC w sprawie odtworzenia obu ww. aktów zgonu , uwag nie wniesiono.

            IV. Zmiana imion i nazwisk

W teczce za 2006 rok zarejestrowane są 3 sprawy dotyczące zmiany nazwiska.

Sprawdzono ;

- sprawę zarejestrowaną pod nr (...)¹ dotyczącą zmiany nazwiska.

W aktach sprawy jest wniosek wraz z uzasadnieniem podpisany przez wnioskodawcę. Wnioskodawcą jest obywatel polski (art.1 ust.1 ustawy o zmianie imion i nazwisk).

Strona przedłożyła dokumenty potwierdzające zasadność zmiany nazwiska na nazwisko którego używa.

Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do podjęcia decyzji (art.8 ustawy).

Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy, który pokwitował jej odbiór.

Podstawa prawna decyzji - prawidłowa.

1 egz. decyzji wysłano do USC, w którym znajduje się akt urodzenia wnioskodawcy, celem naniesienia w nim stosownej wzmianki dodatkowej o zmianie nazwiska. Informacje o podjętej decyzji wysłano również do adresatów wskazanych w art. 11 ust.1 ustawy.

Bez uwag.

- Nr (...)¹ - dotyczącą zmiany nazwiska .

Wnioskodawcą jest obywatelka polska, zamieszkała na terenie gm. Juchnowiec Kościelny.
A zatem decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.

Data wpływu wniosku do USC odnotowana na tym dokumencie, zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej.

W podaniu strona wskazała ważne jej zdaniem względy do zmiany nazwiska .Złożyła również wymagane do podjęcia decyzji dokumenty. Decyzja zgodna z żądaniem strony. Podstawa prawna prawidłowa. Strona pokwitowała odbiór decyzji.

Jeden egz. decyzji oraz informacje o zmianie nazwiska przekazano adresatom,
o których mowa w art. 11 ust. 1 ustawy. Bez uwag.

- Nr (...)¹ - dot. zmiany nazwiska.

Podanie o zmianę nazwiska złożyła kobieta - obywatelka polska (data wpływu dokumentów do USC odnotowana na podaniu).

Wnioskodawczyni obywatelstwo polskie nabyła w trybie art. 10 ustawy o obywatelstwie polskim. W aktach są dokumenty potwierdzające ten fakt.

Decyzja zgodna z żądaniem strony, która pokwitowała jej odbiór.

Decyzję wydał organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni.

Bez uwag.

            V. Odpisy zupełne i skrócone

Wnioski o wydanie odpisów zupełnych i skróconych rejestrowane były w 2006 roku
w dwóch teczkach;

- USC-5140......, B 5, „Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego"

- USC.5141......., B 5, „Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego".

W 2006 r. w teczce „odpisy zupełne „ zarejestrowano 35 spraw, natomiast w teczce „odpisy skrócone" - 406 spraw.

Do każdej teczki założony jest spis spraw.

Wnioskodawcy składali podania o wydanie odpowiednich odpisów aktów stanu cywilnego. Data wpływu odnotowana jest na podaniu, zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej.

Z wniosku wynika kto wnosi o dokument, czy jest to osoba uprawniona, jakiego dokumentu dotyczy żądanie strony, jest podpis wnioskodawcy oraz pokwitowanie odbioru odpisu aktu.

Znaki opłaty skarbowej są naklejone i skasowane na podaniu (nie sprawdzano czy przyjęto
je w wymaganej wysokości).W przypadku gdy odpis aktu jest zwolniony z opłaty skarbowej lub nie podlega opłacie skarbowej jest stosowna pieczątka organu.

Na tym protokół zakończono.

Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panem Czesławem Jakubowskim - Wójtem Gminy Juchnowiec Kościelny w obecności Pani Haliny Rynkiewicz - Kierownika USC.

Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Gminy
w Juchnowcu Kościelnym, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.

podpisy osób kontrolujących:

/-/ Halina Okulewicz - Kierownik Oddziału

23.04.2007 r.

/-/ Róża Januszkiewicz- starszy inspektor

23.04.2007 r.

podpis kierownika jednostki kontrolowanej:

/-/ Czesław Jakubowicz - Wójt Gminy Juchnowiec Kościelny

04.04.2007 r.

¹ z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)