Białystok, dnia 18 maja 2007 r.

Nr OB.III.HO.0932-4/07

                                                   Pan

                                                   Czesław JAKUBOWICZ

                                                   Wójt Gminy

                                                   Juchnowiec Kościelny

             Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu  27 marca 2007 roku  przez pracowników  Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców  Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola problemowa w Urzędzie Stanu Cywilnego w Juchnowcu Kościelnym  dotyczyła oceny realizacji zadań określonych  ustawą z dnia 29 września 1986 roku - prawo o aktach stanu cywilnego /Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688/ oraz ustawą z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk /Dz.U. z 2005 r. Nr 233, poz.1992/.

           Zakres zadań objętych kontrolą oraz  dokonane ustalenia  opisano w protokole z kontroli, który został dnia 02 maja 2007 r. podpisany bez uwag przez Pana Wójta.

           Stwierdzono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą  podpisane są przez uprawnioną osobę. Oznaczone są  kolejnymi numerami  oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów stanu cywilnego odpowiada numer akt zbiorowych, które prowadzone są prawidłowo.

          Na podaniach stron o dokonanie przez Kierownika USC  żądanej czynności są odnotowane daty wpływu dokumentów do USC.

Sprawdzając podjęte w 2006 roku przez Kierownika USC w Juchnowcu Kościelnym  decyzje   , nie stwierdzono naruszenia właściwości  miejscowej organu. Odbiór decyzji jest potwierdzany przez wnioskodawcę. Natomiast  w przypadku jednej  decyzji stanowiącej podstawę sporządzenia aktu urodzenia Nr 1/06 - którą przekazano stronie za pośrednictwem Konsulatu RP w Belgii-  dotychczas nie wpłynął do USC  dokument  potwierdzający  doręczenie decyzji.

       Akty urodzeń, małżeństw i zgonów  w księdze za 2006 i 2007 rok /wg stanu na dzień kontroli/  wypisane są prawidłowo. Jedynie sporządzając akt urodzenia Nr 3/07  wpisano w decyzji i w akcie część danych, które nie wynikały z dokumentu zagranicznego. Istotą zaś transkrypcji  jest dokładne przeniesienie danych z aktu zagranicznego do decyzji i aktu polskiego w zakresie wymaganym przez prawo polskie. Akty te mogą być następnie sprostowane bądź  uzupełniane o brakujące dane w formie przewidzianej ustawą - prawo o aktach stanu cywilnego.

       Sprawdzając zaś akt urodzenia Nr 3/06 zwrócono uwagę na brak adnotacji dotyczącej uznania dziecka, aczkolwiek wymagane dokumenty w tym zakresie znajdują się w aktach zbiorowych.

        Ocena realizacji zadań przez Kierownika USC w Juchnowcu Kościelnym jest pozytywna.

Uważam jednakże za celowe;

- podjęcie działań mających na celu wyegzekwowanie potwierdzenia odbioru  przez wnioskodawcę decyzji  stanowiącej podstawę sporządzenia aktu urodzenia Nr 1/06.

- naniesienie  stosownej adnotacji w  rubr. wzmianki dodatkowe w akcie urodzenia Nr 3/06 dotyczącej uznania dziecka,

- poddawanie bardziej wnikliwej analizie dokumenty zagraniczne , stanowiące podstawę podjęcia decyzji i sporządzenia aktu w księdze polskiej w trybie art. 73 ust.1  zwracając szczególną uwagę na  wierne odzwierciedlanie ich treści w księdze polskiej.

        Informuję, że kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo  zgłoszenia na piśmie  umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.

       W przypadku nieskorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji w/w wniosków.

            Z up. Wojewody Podlaskiego

/-/ Andrzej Władysław Gawkowski

Dyrektor Wydziału

Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców