|
Protokół z kontroli , przeprowadzonej w dniu 08 marca 2007 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Rutce Tartak Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Rutce Tartak, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Rutce Tartak /art.5a ust.1 prawa o asc/. Gmina Rutka Tartak stanowi okręg Urzędu Stanu Cywilnego. Regon Urzędu Gminy Rutka Tartak - P-001084306 NIP - 844-10-57-430. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Jan RACIS - Wójt Gminy Rutka Tartak wybrany na to stanowisko w wyborach, które odbyły się w dniu 12 listopada 2006 r. /zaświadczenie stanowi załącznik do protokołu/. Wójt Gminy pełni również funkcję Kierownika USC - art.6 ust.1 i 2 ustawy - prawo o asc. Zastępcą Kierownika USC jest Pani Bożena SOKOŁOWSKA, powołana Uchwałą Nr III/14/90 Rady Gminy Rutka Tartak z dnia 26.VII.1990 r. / art. 6 ust.3 - ustawy prawo o asc. Kontrolę przeprowadziła Halina Okulewicz- Kierownik Oddziału ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia Nr 12/07 z dnia 07.03.2007 r. podpisanego przez P. Andrzeja W.Gawkowskiego - Dyrektora w/w Wydziału. Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego ; 15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3. Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego . Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli; - art.8 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1986 roku - prawo o aktach stanu cywilnego /tekst jedn. Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688/ i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego , sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów / Dz.U. Nr 136, poz. 884 z póżn. zm./, - art.11 a ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk /tekst jedn. Dz.U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992/. Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 r. Temat kontroli; Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego / tekst jedn. Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688/ oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego , ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U.Nr 136, poz.884 z późn. zm./ a także ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk /tekst jedn. z 2005 r. Dz.U.. Nr 233, poz. 1992/. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2007 rok dla urzędów stanu cywilnego , zatwierdzony dnia 06.03.2007 r. przez P.Andrzeja W.Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału. W trakcie kontroli wyjaśnień i informacji udzielała Pani Bożena Sokołowska - Zastępca Kierownika USC W Rutce Tartak. Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Gminy Rutka Tartak pod Nr 2/07. Kontrolą objęto ; 1. Księgę małżeństw i akta zbiorowe W jednej księdze znajdują się akty małżeństw za lata 2004, 2005,2006 i 2007. W księdze za rok 2004 wpisano 5 aktów małżeństw, w tym 2 na podstawie decyzji Kierownika USC w Rutce Tartak oraz 3 na podstawie zaświadczeń od duchownego, potwierdzających zawarcie związku małżeńskiego wyznaniowego ze skutkiem cywilnym . W 2005 r. sporządzono 10 aktów, w tym 1 - na podstawie decyzji Kierownika USC, 2 akty dotyczą zawarcia związku małżeńskiego przed Kierownikiem USC i 2 akty dotyczą małżeństw „konkordatowych". W 2006 r. - 10 aktów, w tym ; 1 wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC, 4- dotyczą małżeństw cywilnych i 5 aktów dotyczy małżeństw „konkordatowych". W księdze założonej na 2007 r. / wg stanu na dzień kontroli/ sporządzono 2 akty małżeństwa , w tym; 1 - dotyczy związku małżeńskiego zawartego przed Kierownikiem USC i 1- dotyczy związku małżeńskiego wyznaniowego ze skutkiem cywilnym. Wszystkie w/w akty są podpisane przez Zastępcę Kierownika USC. Akty dotyczące małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC podpisane są również przez nupturientów i świadków. Akty są ponumerowane w danym roku kolejno / nie stwierdzono stron pustych, przekreślonych , unieważnionych /. - § 3 rozporządzenia. Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu, po jego sporządzeniu jak również w rubryce „uwagi" zostały zakreślone w sposób uniemożliwiający dokonanie w nich jakichkolwiek wpisów / § 7 ust.2 rozporządzenia/. Księga stanu cywilnego za poszczególne lata jest zamknięta i otwarta na kolejny rok , poprzez naniesienie stosownej adnotacji zgodnie z § 12 rozporządzenia. Wszystkie akty wypisane są czytelnie, pismem ręcznym . Do ksiąg za wymienione wyżej lata założone są akta zbiorowe, w których znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty , tworzące dany akt /§ 15 rozporządzenia/. Sprawdzono ; - akt małżeństwa Nr (...)1, który sporządzony został na podstawie decyzji Kierownika USC w Rutce Tartak. Podstawa wpisania aktu do księgi odzwierciedlona została prawidłowo w akcie w rubr. „uwagi" / § 7 ust.1 rozporządzenia /. Wnioskodawcą o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej była osoba, której akt dotyczy , a zatem osoba uprawniona. Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy / art. 13 prawa o asc/. Transkrypcji podlegał odpis aktu małżeństwa wydany przez stosowny organ niemiecki. Strona przedłożyła również tłumaczenie tego dokumentu na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego w Polsce / § 9 rozporządzenia/. Podstawa prawna decyzji - art. 73 ustawy - prawo o aktach stanu cywilnego / powinien być wskazany art.73 ust.1 /. Pouczenie o środkach zaskarżenia , zgodne z obowiązującymi przepisami. Biorąc pod uwagę istotę transkrypcji , dane z aktu zagranicznego przeniesiono do decyzji i treści aktu w księdze polskiej - prawidłowo . Nazwiska małżonków i dzieci z tego małżeństwa wynikały z zagranicznego odpisu aktu małżeństwa, co również w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami ujęto w decyzji i treści aktu w księdze polskiej. Do dokumentów znajdujących się aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag. Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór decyzji. Przypiski w akcie małżeństwa w księdze polskiej naniesione zostały na bieżąco. - Akty (...)1 - dotyczą małżeństwa zawartych przed duchownym, ze skutkiem cywilnym - art. 1 § 2 krio. * zaświadczenie niezbędne do zawarcia małżeństwa w w/w trybie / art. 4 ‘ krio/ wydał Kierownik USC właściwy ze względu na miejsce zamieszkania obu nupturientów lub jednego z nich. * termin ważności zaświadczenia określano prawidłowo. * związki małżeńskie zawarte były w terminie ważności zaświadczenia, przykładowo; Akt Nr (...)1; termin ważności zaświadczenia określono 05.05.2006 r. - 05.08.2006 r., związek małżeński zawarto 03.06.2006 r. Akt nr (...)1; zaświadczenie ważne w okresie 16.05.2006 r. - 16.08.2006 r. , związek małżeński zawarto 01.07.2006 r. Akt Nr (...)1; termin ważności zaświadczenia 07.11.2006 r. - 07.02.2007 r., związek małżeński zawarto dn. 30.11.2006 r. * w każdym przypadku zaświadczenia od duchownego , potwierdzające zawarcie małżeństwa wpłynęły do USC w ustawowo przewidzianym terminie tj. przed upływem pięciu dni od daty zawarcia małżeństwa wyznaniowego. Na każdym zaświadczeniu jest odnotowana data wpływu dokumentu do USC. * akty małżeństw sporządzano niezwłocznie - art.61a ust.2 ustawy. * nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do sporządzenia aktu małżeństwa. * w aktach zbiorowych do każdego aktu małżeństwa znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty. * akty małżeństw wypisano prawidłowo. Porównano dane znajdujące się w dokumentach stanowiących podstawę sporządzenia aktów , nie stwierdzając błędów i rozbieżności. Następnie sprawdzono dokumenty w aktach zbiorowych oraz wypisane akty dotyczące małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC w Rutce Tartak. (...)1 . Bez uwag. II. Księga zgonów i akta zbiorowe W 2004 r. sporządzono 7 aktów zgonu, w 2005 r. - 11 aktów, w 2006 r. - 11 aktów i w 2007 r. /wg stanu na dzień kontroli / - „0". Wszystkie akty zgonu są podpisane przez uprawnioną osobę tj. Zastępcę Kierownika USC P. Bożenę Sokołowską. Akty wypisane są czytelnie. Księgi za poszczególne lata są zamknięte i otwarte na kolejny rok , zgodnie z § 12 rozporządzenia. Kolejność w numeracji aktów w poszczególnych latach jest zachowana. Akta zbiorowe do księgi zgonów na poszczególne lata są założone . Akty zgonu zostały sporządzone przez organ właściwy ze względu na miejsce zdarzenia - art.10 ust.1 prawa o asc. Nie stwierdzono zgłoszenia zgonu dokonanego przez zakład pogrzebowy. Sprawdzono akt zgonu Nr (...)1 wpisany do księgi polskiej na podstawie decyzji Z-cy Kierownika USC w Rutce Tartak Wniosek o wpisanie złożył syn osoby zmarłej, zamieszkały w gm. Rutka Tartak. A zatem decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy / art.13 prawa o asc/. Przedłożono zagraniczny odpis aktu zgonu / z Nowego Jorku/ oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego .Do dokumentów stanowiących podstawę podjęcia decyzji uwag nie zgłoszono. Podstawa prawna decyzji i pouczenie o przysługującym odwołaniu - określono prawidłowo. Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy, który pokwitował jej odbiór. Następnie na wniosek tej samej osoby podjęta została decyzja o sprostowaniu błędów w akcie zgonu / art. 28 prawa o asc/. Decyzja podjęta została niezwłocznie. Jest zgodna z żądaniem strony. Decyzję podjął organ właściwy. Wzmiankę dodatkową w akcie zgonu naniesiono zgodnie z orzeczeniem. Również na wniosek syna osoby zmarłej podjęta została decyzja o uzupełnieniu aktu zgonu o brakujące dane /art.36 prawa o asc/. Bez uwag. Odbiór decyzji pokwitowany przez wnioskodawcę. Następnie sprawdzono akty zgonu sporządzone w 2006 roku na podstawie karty zgonu. W aktach zbiorowych do każdego aktu zgonu jest karta zgonu wystawiona przez lekarza. Porównano daty zgonu wpisane w karcie zgonu i akcie zgonu, nie stwierdzając błędów. Nie stwierdzono również naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do sporządzenia aktu zgonu /art.10 ust.1 prawa o asc/. W pozycji miejsce zgonu w karcie zgonu w każdym przypadku wpisana jest nazwa miejscowości w której nastąpiło zdarzenie. Bez uwag. III. Wydawanie odpisów zupełnych i skróconych aktów stanu cywilnego
W 2006 r. wnioski o wydanie odpisów skróconych i zupełnych prowadzone były w jednej teczce, zatytułowanej „ skrócone odpisy aktów stanu cywilnego" USC.5141 .... Kat.B 5. Należało prowadzić dwie odrębne teczki opisane zgodnie z obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazie akt. W spisie treści zarejestrowano 130 spraw. W aktach znajdują się podania osób, wnioskujących o wydanie stosownego dokumentu, z których wynika żądanie strony, do jakiego celu niezbędny jest dokument / co ma znaczenie w związku z pobieraną opłatą skarbową/, czy wniosek pochodzi od osoby uprawnionej. W 2007 roku założono zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt dwie teczki; „Nr USC.5140.... Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego" i „ Nr USC 5141 ...Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego". W pierwszej teczce zarejestrowano w 2007 r. / wg stanu na dzień kontroli/ - 38 spraw, natomiast w drugiej teczce - 19 spraw. Do obu teczek założone zostały spisy spraw, które prowadzone są na bieżąco. W każdej sprawie jest podanie, na którym jest data wpływu wniosku do USC. Na podaniu jest pokwitowanie odbioru odpisu aktu przez wnioskodawcę. Bez uwag. IV. Zmiana imion i nazwisk
W 2005 rok zarejestrowano 2 sprawy, w tym jedna dotyczy informacji o zmianie przepisów prawnych w omawianym zakresie , a druga ; decyzji w sprawie zmiany imienia. Ustalono, że podanie złożyła matka osoby małoletniej. Na podaniu jest podpis matki i ojca. Ojciec dziecka wyraził zgodę na zmianę imienia małoletniej córki / art. 7 w zw. z art. 5 ust.4 ustawy o zmianie imion i nazwisk/. Podstawa prawna decyzji - art.7 ustawy- prawidłowa. Pouczenie o przysługującym odwołaniu - do Wojewody Podlaskiego. Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy. Strona pokwitowała jej odbiór. Decyzja została wydana niezwłocznie. Informację o zmianie imienia wysłano do adresatów określonych w art.11 ustawy. Omówiono z Panią Bożeną Sokołowską zasady przekazywania decyzji i informacji do właściwych adresatów, o których mowa w we wspomnianym przepisie. Na tym protokół zakończono. Ustalenia kontroli omówiono z Panem Janem Racis - Wójtem Gminy Rutka Tartak, pełniącym jednocześnie funkcję Kierownika USC. Protokół z kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach . Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Rutce Tartak, natomiast drugi egzemplarz w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania. podpis osoby kontrolującej: /-/ Halina Okulewicz - Kierownik Oddziału 29.03.2007 r. podpis kierownika jednostki kontrolowanej: /-/ Jan Racis - Wójt Gminy Rutka Tartak 04.04.2007 r. 1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)
|