Posiedzenia Zespołu zwołuje i przewodniczy jego obradom Przewodniczący Zespołu, zgodnie z rocznym planem pracy.

W razie nieobecności Przewodniczącego, posiedzenia Zespołu może zwoływać i im przewodniczyć Zastępca Przewodniczącego.

W sytuacjach wymagających podjęcia natychmiastowych działań Zespołu, jego Przewodniczący, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Zespołu może zwoływać posiedzenia Zespołu poza rocznym planem.

Posiedzenia Zespołu, w zależności od potrzeb, mogą być zwoływane w jego niepełnym składzie.

Roczny plan pracy Zespołu, opracowuje się corocznie w grudniu na kolejny rok kalendarzowy. Propozycje tematów do planu przedkładają członkowie Zespołu na wniosek Przewodniczącego.

Ze względu na wagę podejmowanych decyzji, mających znaczenie dla prowadzenia działań, Przewodniczący obrad, może wprowadzić tajność tych obrad.

Decyzje w sprawach będących przedmiotem działania Zespołu jednoosobowo podejmuje Przewodniczący obrad, w oparciu o przeprowadzoną przez Zespół analizę i ocenę zagrożenia oraz wypracowaną koncepcję działania.

Obieg informacji dotyczący prac Zespołu odbywa się poprzez Wojewódzkie Centrum Zarządzania Kryzysowego PUW.

Dokumentami prac bieżących Zespołu są:

• Wojewódzki Plan Reagowania Kryzysowego;
• roczny plan pracy Zespołu;
• plany treningów i ćwiczeń;
• protokóły posiedzeń Zespołu wraz z załącznikami w postaci: porządku obrad, wykazu osób uczestniczących w posiedzeniu, treści ustaleń podjętych na posiedzeniu, dokumentów i materiałów przygotowanych przed i w trakcie posiedzenia; analizy, oceny i opinie; raporty bieżące i okresowe; raporty odbudowy, które zawierają opis i analizę skutków zaistniałego zdarzenia oraz propozycję działań mających na celu przywrócenie stanu faktycznego w strukturze materialnej, społecznej oraz środowisku naturalnym, co najmniej do stanu pierwotnego. Raport odbudowy podlega przedstawieniu organowi właściwemu do kierowania działaniami w czasie stanu klęski żywiołowej lub zdarzenia o znamionach klęski żywiołowej, a także w innych sytuacjach kryzysowych; dziennik działania Zespołu; karty zdarzeń, które zawierają chronologiczny opis przebiegu zdarzeń, wypracowanych decyzji i wdrażanych kolejno działań podejmowanych w celu likwidacji zagrożeń, pomocy poszkodowanym i ograniczenia strat; polecenia, zarządzenia, decyzje; inne niezbędne dokumenty.

Dokumentowanie prac Zespołu zapewnia Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.