P R O T O K Ó Ł

z kontroli problemowej

w zakresie ewidencji gruntów i budynków przeprowadzonej w Powiecie Grodzkim

w Suwałkach przez zespół kontrolny Wydziału Rozwoju Regionalnego Podlaskiego Urzędu

Wojewódzkiego w Białymstoku Oddział Katastru i Nieruchomości w składzie :

Jerzy Palusiak – Kierownik Oddziału – upoważnienie nr 110/04 z dnia 18.11.2004 r.

Edward Kakareko – Starszy Inspektor Wojewódzki - upoważnienie nr 112/04

z dnia 18.11.2004 r.

Joanna Sienkiewicz - Krasicka - Inspektor Wojewódzki - upoważnienie nr 109/04

z dnia 18.11.2004 r.

Lech Klewiec – Starszy Inspektor Wojewódzki – upoważnienie nr 111/04

z dnia 18.11.2004 r.

Kontrolę przeprowadzono w dniach : 22, 29 i 30 listopada 2004r.

Podstawa kontroli : plan kontroli Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego na rok 2004 i imienne

upoważnienia wystawione w dniu 18 listopada 2004 r. przez Wojewódzkiego Inspektora

Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego .

Temat kontroli : prowadzenie ewidencji gruntów i budynków .

W trakcie kontroli zbadano :

Realizowanie przez Prezydenta Miasta Suwałk prowadzącego ewidencję gruntów

i budynków obowiązujących przepisów prawnych, a zwłaszcza niżej wymienionych

zagadnień :

1/ rejestrowania przez organ prowadzący ewidencję gruntów i budynków, zgodnie

z przepisami instrukcji kancelaryjnej : aktów notarialnych, orzeczeń sądowych , decyzji

administracyjnych i aktów normatywnych ,

2/ terminowości wprowadzania do operatu ewidencji gruntów i budynków zmian na

podstawie aktów notarialnych, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych i aktów

normatywnych ,

3/ przepływu informacji i dokumentów pomiędzy ewidencją gruntów i budynków,

a poszczególnymi komórkami organizacyjnymi starostwa oraz gminami i pozostałymi

stronami ,

4/ prawidłowości wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie : własności,

wieczystego użytkowania , trwałym zarządzie jednostek przekształconych lub

zlikwidowanych ,

5/ prawidłowości sporządzanych dokumentów do celów prawnych,

6/ prowadzenia rejestru cen i wartości nieruchomości,

7/ planowania modernizacji operatu ewidencji gruntów i budynków ,

8/ wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa geodezyjnego,

a w szczególności , przepisów o ewidencjonowaniu systemów i przechowywaniu kopii

zabezpieczających bazy danych ewidencyjnych oraz ich zabezpieczenie przed

nieuprawnioną modyfikacją danych w nich zawartych i dostępem osób nieuprawnionych .

Kontrolą objętowykonywanie zadań w okresie od 1 stycznia 2003 r. do dnia kontroli .

Sprawy z zakresu ewidencji gruntów i budynków prowadzi Prezydent Miasta Suwałk ,

zgodnie z ustawą z dnia 17 maja 1989 r. art. 22 pkt 1 – Prawo geodezyjne i kartograficzne .

Podstawa prawna powołania Prezydenta Miasta Suwałk :

- zaświadczenie wydane przez Przewodniczącego Miejskiej Komisji Wyborczej

w Suwałkach z dnia 14 listopada 2002 r. stwierdzające, że w wyborach, które

odbyły się 10 listopada 2002 r. Pan Józef Gajewski wybrany został Prezydentem

Miasta Suwałk,

- wyciąg z protokołu obrad I Sesji Rady Miejskiej w Suwałkach , odbytej

w dniu 19 listopada 2002 r. , z którego wynika, że stosownie do przepisu art.

29a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym – Pan Józef Gajewski

złożył ślubowanie .

Obowiązki Naczelnika Wydziału Geodezji, Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa

pełni Andrzej Kordowski od dnia 1 marca 1995 r. Jest absolwentem Wydziału Geodezji

i Urządzeń Rolnych Akademii Rolniczo – Technicznej w Olsztynie, a także absolwentem

Studium Podyplomowego z zakresu szacowania nieruchomości na Politechnice

Warszawskiej. Posiada uprawnienia zawodowe z zakresu geodezji i kartografii z zakresu

1 ,2, 3 i 4 ( oznaczenia według uprzednio obowiązujących przepisów prawnych).

Osobami prowadzącymi ewidencję gruntów są :

- Pani Marta Barczak – absolwentka Studium Geodezyjnego , nie posiada uprawnień

zawodowych z zakresu geodezji i kartografii,

- Pani Hanna Petrykowska – absolwentka Studium Geodezyjnego, licencjat z zakresu prawa administracyjnego , nie posiada uprawnień zawodowych z zakresu geodezji i kartografii ,

- Pani Jolanta Jarząbska – absolwentka Studium Geodezyjnego, nie posiada uprawnień zawodowych z zakresu geodezji i kartografii .

Stwierdzono, że do dnia kontroli ewidencja gruntów miasta Suwałk prowadza jest

w oparciu o uprzednio obowiązują systematykę, według której miasto Suwałki było

podzielone na trzy obręby ewidencyjne; tj. obręb Nowe Miasto, Śródmieście i Zahańcze.

Obecnie miasto Suwałki o ogólnej powierzchni 6550 ha, zgodnie z decyzją wydaną przez Prezydenta Miasta Suwałk gruntów dnia 06.01.2003 r. , zostało podzielone na 10 obrębów ewidencyjnych ( od nr 0001 do nr 0010).

obręb nr 1 – pow. 878 ha, nr obrębu ewidencyjnego 206301 1.0001,

obręb nr 2 – pow. 595 ha, nr obrębu ewidencyjnego 206301 1.0002,

obręb nr 3 – pow. 880 ha, nr obrębu ewidencyjnego 206301 1.0003,

obręb nr 4 – pow. 636 ha, nr obrębu ewidencyjnego 206301 1.0004,

obręb nr 5 – pow. 183 ha, nr obrębu ewidencyjnego 206301 1.0005,

obręb nr 6 – pow. 122 ha, nr obrębu ewidencyjnego 206301 1.0006,

obręb nr 7 – pow. 979 ha, nr obrębu ewidencyjnego 206301 1.0007,

obręb nr 8 – pow.1014 ha, nr obrębu ewidencyjnego 206301 1.0008,

obręb nr 9 – pow. 862 ha, nr obrębu ewidencyjnego 206301 1.0009,

obręb nr 10 – pow. 401 ha, nr obrębu ewidencyjnego 206301 1.0010.

Dokumenty skutkujące wprowadzenie zmian w operacie ewidencyjnym kompletowane są w teczkach aktowych spraw założonych dla obrębów ewidencyjnych uprzednio ustalonych tj. Nowe Miasto, Śródmieście i Zahańcze.

Ewidencja gruntów prowadzona jest w programie Oskar 3.0 firmy Geo Technologies

Wrocław. Część opisowa ewidencji gruntów jest zintegrowana z częścią graficzną ewidencji

gruntów.

Mapa ewidencji gruntów prowadzona w postaci numerycznej jest na bieżąco

aktualizowana przez pracowników Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej

i Kartograficznej w Suwałkach , w oparciu o dane zawarte dokumentacji geodezyjno-

kartograficznej przyjętej do zasobu Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej

i Kartograficznej w Suwałkach.

W Powiecie Grodzkim w Suwałkach do ewidencji gruntów wprowadzono;

- w 2003 roku - 1041 zmian,

- w 2004 roku - 920 zmian.

W roku 2003 wydano 317 decyzji administracyjnych z zakresu ewidencji gruntów,

natomiast w 2004 r. wydano 135 decyzji administracyjnych.

Ad. pktu 1 i 2

Skontrolowano wprowadzenie zmian w ewidencji gruntów i budynków miasta Suwałk

w zakresie;

obręb : Zahańcze - zm. nr 43/04. Zmianę wprowadzono w terminie. Podstawą wprowadzenia zmiany było prawomocne postanowienie Sądu Rejonowego w Suwałkach z dn. 29.10.1997 r. , Sygn. akt I Ns 582/97 o nabyciu spadku po Jadwidze Huszcza przez; Mariana Huszcza, Teresę Leśniewską i Krystynę Kapuścińską - po 1/3 części. W zawiadomieniu o zmianie (przed wprowadzeniem zmiany) jako współwłaściciele działki nr 30008 o pow. 0,00596 ha wykazani byli; Huszcza Jadwiga -udział 3/8 , Huszcza Marian - udz. 5/32, Kapuścińska Krystyna - udz. 5/32, Leśniewska Teresa - udz. 5/32 . W tym samym zawiadomieniu o zmianie po wprowadzeniu zmiany wykazano; Huszczę Mariana -udz. 9/32, Kapuścińską Krystynę -udz. 9/32, Leśniewską Teresę - udz. 9/32 , a powinno być : Huszcza Marian 5/32 + 1/3 x 3/8 = 216/768, Kapuścińska Krystyna 5/32 + 1/3 x 3/8 = 216/768, Leśniewska Teresa 5/32 + 1/3 x 3/8 = 216/768.

W zawiadomieniu o zmianie nie wykazano jednej z współwłaścicieli przedmiotowej działki. Współwłaścicielem tej działki jest także Pani Jadwiga Pszczółko posiadającej udział w przedmiotowej działce wynoszący 5/32 .

- zmiana nr 47/04. Podstawą wprowadzenia zmiany była prawomocna decyzja z dn. 27.01.2004 r. Nr GR.7430-7/04 wydana przez Prezydenta Miasta Suwałk, którą zatwierdzono projekt podziału działki nr 44868 o pow. 4438 ha na działki :

34868/1 o pow. 0.0012 ha,

34868/2 o pow. 0.0036 ha,

34868/3 o pow. 0.0059 ha,

34868/4 o pow. 0.0154 ha,

34868/5 o pow. 0.4177 ha.

Na dołączonej do w/w decyzji mapie projektu podziału wykazano

zmienione użytki gruntowe tj. w działce objętej podziałem mającej

użytek gruntowy RV i RVI zmieniono na użytek gruntowy Bz ( tereny

rekreacyjno-wypoczynkowe) w działkach nr; 34868/1-34868/4 .

Działki ww. przeznaczone są na poprawę warunków zagospodarowania

działek sąsiednich nr; 34855 i 34858 (działek przeznaczonych pod

budownictwo jednorodzinne).

- zmiana nr 54/04 . Zmianę wprowadzono w terminie. Podstawą

wprowadzenia zmiany był akt notarialny rep. 693/2004 z dnia

11.02.2004 r. sporządzony przez notariusz Bożennę Bieńczyk,

którym przeniesiono własność działki nr 35146 o pow. 87 m² na rzecz

młż. Wiercińskich. Ww. działka została sprzedana przez Miasto

Suwałki na uzupełnienie sąsiedniej działki nr 34931.

Przy sprzedaży zmieniono użytek gruntowy wykazany uprzednio jako

R ( grunty rolne sklasyfikowane) na Bz ( tereny rekreacyjno-

wypoczynkowe).

- zmiana nr 56/04. Zmianę wprowadzono w terminie . Podstawą

wprowadzenia zmiany był akt notarialny Rep.A nr 703/2004

z dn.11.02.2004 r. sporządzony przez notariusz Bożenną Bieńczyk,

którym przeniesiono własność działki nr 30516/2 o pow. 218 m ² na

rzecz Miasta Suwałk , z przeznaczeniem jej pod pas drogowy ul.

Ogrodowej. Dokonano również przy wprowadzaniu niniejszej

zmiany zmiany użytku gruntowego wykazanego uprzednio jako użytek

rolny sklasyfikowany) na Bp ( zurbanizowane tereny niezabudowane).

- zmiana nr 58/04. Zmianę prowadzono w terminie. Zmiana ta dotyczy

zmiany własności działki nr 35153 o pow. 69 m². Przy wprowadzaniu

zmiany dokonano również zmiany użytku gruntowego z użytku rolnego

sklasyfikowany na Bz (tereny rekreacyjno- wypoczynkowe).

obręb : Nowe Miasto

- zmiany nr; 18/03, 31/03, 39/03 ,1/04 , 6/04 , 10/04 , 12/04, 16/04, 35/04,

43/04 - wprowadzono prawidłowo i w terminie .

obręb;Śródmieście

- zmiany nr; 22/03,37/03, 42/03 i 49/03 - wprowadzono prawidłowo

i w terminie.

- zmiana nr 38/03. Zmianę wprowadzono w terminie . Podstawą do

wprowadzenia zmiany było prawomocne postanowienie Sądu

Rejonowego w Suwałkach z dnia 17 marca 1997 r. sygn. akt I Ns

96/97. Postanowieniem tym spadek po Stanisławie Pol ostatnio zam.

w Suwałkach nabyła żona Gertruda Pol w całości.

W zawiadomieniu o zmianie z dnia 12.02.2003 r. podano, iż

przedmiotowe zawiadomienie otrzymuje między innymi Stanisław

Pol ( osoba zmarła dn. 7.12.1989 r.).

Zgłoszenia zmian i dokumenty skutkujące wprowadzenie zmian w ewidencji gruntów

i budynków rejestrowane są w rejestrze kancelaryjnym spraw załączanym do teczki aktowej

oddzielnie prowadzonej dla każdego obrębu ewidencyjnego.

Stwierdzono, że w latach 2003 - 2004 wprowadzono do ewidencji gruntów i budynków

dużą ilość zmian wynikłych ze zmiany użytków rolnych na inne użytki ( w tym

przypadku chodzi o zmianie użytków rolnych na grunty zabudowane wyłączone

z produkcji rolnej). Zmiany te zostały dokonane w oparciu o wykazy zmian przyjęte do

zasobu Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej.

Ad punktu nr 3.

Zawiadomienia o dokonanych zmianach w operacie ewidencji gruntów przekazywane są

dla osób i jednostek organizacyjnych, na których wniosek lub zgłoszenie zmiana została

dokonana oraz do organów podatkowych . W teczkach aktowych spraw kompletowane są

dokumenty świadczące o przekazaniu zawiadomień o zmianach dokonanych w ewidencji

gruntów i budynków.

Ad. punktu nr 4.

Zapisy w operacie ewidencji gruntów w zakresie własności, wieczystego użytkowania

bądź zarządu dotyczące jednostek przekształconych powinny być zgodne z istniejącym

stanem prawnym. Występujące niezgodności w tym zakresie należy uporządkować.

np. w jednostce rejestrowej nr 631 wykazano, że prawa własności Skarbu Państwa wykonuje

PGL- Lasy Państwowe Nadleśnictwo Suwałki, a powinno być Nadleśniczy Nadleśnictwa

Suwałki, w jednostce rejestrowej nr 136 , obręb 0001 wykazano trwały zarząd lub zarząd

Miejskiej Dyrekcji Inwestycji w Suwałkach i w obrębie nr 0003 , w jednostce rejestrowej

705 . Według przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami dotychczasowy zarząd

nieruchomościami z mocy prawa zamieniony został w trwały zarząd, a taka instytucja

jak Miejska Dyrekcja Inwestycji w Suwałkach nie istnieje. Podobna sytuacja dotyczy działki

nr 32999/2 wykazanej w jednostce rejestrowej nr 635 , w obrębie ewidencyjnym 0009.

Ad. punktu nr 5.

Wypisy i wyrysy z operatu ewidencji gruntów wydawane są odpłatnie właścicielom

nieruchomości na ich pisemne zamówienie i są one wykonywane przez pracowników

prowadzących ewidencję gruntów.

Wypisy z operatu ewidencji związane z robotą geodezyjną wydawane są

wykonawcom robót w ramach zgłoszenia roboty geodezyjnej w ośrodku dokumentacji

geodezyjno - kartograficznej. Pozostałe osoby mające udokumentowany interes prawny do

uzyskania danych ze zbioru danych osobowych , mogą uzyskać te dane po wypełnieniu

stosownego druku wniosku, zgodnego z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Spraw

Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie określenia wzorów

wniosku o udostępnienie danych osobowych , zgłoszenia zbioru danych do rejestracji oraz

imiennego upoważnienia i legitymacji służbowej inspektora Biura Generalnego Inspektora

Ochrony Danych Osobowych ( Dz. U. Nr 80 poz. 522, z póżn. zm ) .

Na wydawanych wyrysach i wypisach z operatu ewidencji gruntów i budynków

umieszcza się klauzule w formie pieczęci o treści zgodnej z treścią wykazaną w załączniku

nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 r.

w sprawie określenia rodzajów materiałów stanowiących państwowy zasób

geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz

udostępniania danych ( Dz. U. Nr 49, poz. 493 ).

Ad. punktu 6.

Wraz z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego

i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków / Dz. U. 38

poz. 454 . Starostowie zostali zobowiązani do prowadzenia rejestru cen nieruchomości,

określonych w aktach notarialnych, oraz wartości nieruchomości, określonych przez

rzeczoznawców majątkowych w operatach szacunkowych .

W powiecie Grodzkim w Suwałkach rejestr cen nieruchomości prowadzony jest w

systemie tradycyjnym „odręcznie ” . W rejestrze tym rejestrowane jest między innymi ;

położenie nieruchomości, jej numer ewidencyjny, powierzchnia, przeznaczenie

gruntów wg. planów zagospodarowania przestrzennego, wartość nieruchomości itp.

Ad. punktu 7..

Zgodnie z § 80. 1 w/w rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków

Starostowie /Prezydenci Miast/ są zobowiązani do przeprowadzenia modernizacji ewidencji

w sposób planowy i w określonych terminach.

Z przedłożonych w trakcie kontroli materiałów wynika, że opracowany plan modernizacji ewidencji grunt i budynków miasta Suwałk, nie zawiera istotnych elementów gwarantujących zrealizowanie tego zagadnienia według obowiązujących zasad technologicznych określonych w rozporządzeniu terminach, w tym między innymi:

a ) oceny materiałów źródłowych pod kątem ich wykorzystania w procesie modernizacji

ewidencji gruntów i budynków w tym:

- określenia stanu poziomej osnowy geodezyjnej i jej późniejszego ewentualnego

wykorzystania,

- opisu istniejącego oprogramowania, w którym jest obecnie prowadzona ewidencja,

- opisu istniejących układów współrzędnych prostokątnych płaskich,

- określenia stanu zużycia części kartograficznej ewidencji i oceny innych

dokumentów,

b) symulacji kosztów z uwzględnieniem własnych środków.

Przeprowadzona powyższa ocena umożliwi opracowanie realnego planu modernizacji ewidencji gruntów i budynków ( wraz z częścią graficzną ) w mieście Suwałki polegającej na wyborze technologii wykonania mapy numerycznej, systemu prowadzenia ewidencji gruntów
i budynków, określenie terminów założenia ewidencji budynków oraz potrzeb finansowych
( w tym określenie własnych środków ).

Ponadto przy opracowywaniu ww. planów modernizacji ewidencji gruntów i budynków miasta Suwałk należy uwzględnić udział Miasta w budowie IPE ( Informatycznej Platformy Elektronicznej ).

Ad. punktu 8.

Zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia o ochronie danych osobowych
/ Dz.U.Nr133poz.833/ administratorem danych jest Prezydent.

Zbiór danych osobowych o nazwie „ Ewidencja Gruntów i Budynków „, zarejestrowany został 19 października 1999 roku ( zaświadczenia z dnia 28 kwietnia 2000 r,. Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych) . Wraz z wnioskiem
o rejestrację danych osobowych zostały przekazane, opracowane przez Prezydenta Miasta następujące instrukcje:

- Sposób zarządzania systemem informatycznym

- Postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych.

Z wyjaśnień pisemnych złożonych przez Geodetę Miejskiego Pana Andrzeja Kordowskiego, wynika, że administratorem bezpieczeństwa informacji jest Pan Zenon Rytwiński, Informatyk Miejski, którego upoważnienie zawarte jest jedynie w zakresie czynności. Podobnie jest z osobami które przetwarzają dane osobowe - brak jest upoważnień od administratora sieci o dopuszczeniu do prowadzenia obsługi systemu komputerowego.

Baza danych ewidencji gruntów i budynków przechowywana jest w systemie RDBMS

ORACLE . System Oracle jest zainstalowany na serwerze marki ACT Business Class

( komputer z procesorem Intel Xeon 2 GHz ) pracującym pod systemem operacyjnym Small

Businness Serwer 2000 Pl. Dane serwera są przechowywane na trzech dyskach hot-awap pracujących w macierzy RAID , co pozwala na ewentualną wymianę uszkodzonego dysku, bez przerywania pracy komputera. Serwer jest zasilany poprzez zasilacz awaryjny UPS, który pozwala na pracę podczas czasowego zaniku zasilania. W przypadku dłuższej przerwy w zasilaniu, oprogramowanie sterujące zasilaczem awaryjnym UPS pozwala na poprawne zamknięcie systemu i pracujących programów.

Dostęp do serwera jest kontrolowany w następujący sposób:

- możliwość zalogowania się do serwera posiadają tylko uprawnione osoby:

administrator lub osoba zastępująca administratora,

- konto administratora chronione jest hasłem,

- dostęp do serwerowni (pomieszczenia, w którym znajduje się serwer) posiadają tylko

uprawnione osoby – posiadające kartę chipową do otwierania drzwi,

- okna serwerowni są okratowane, natomiast drzwi - zabezpieczone zamkiem

mechanicznym i elektronicznym,

- pomieszczenie serwerowni wyposażone jest w klimatyzację oraz system

przeciwpożarowy,

- budynek Urzędu Miejskiego w Suwałkach, w którym znajduje się w/w serwerownia

wyposażony jest w monitoring oraz system przeciwpożarowy. Obraz z kamer jest

rejestrowany na taśmach oraz wyświetlany bezpośrednio na monitorach osoby

zajmującej się dozorem budynku.

Serwer z bazą danych ewidencji gruntów i budynków pracuje w lokalnej sieci komputerowej Windows 2000. Na komputerach klienckich znajdujących się w pomieszczeniach Wydziału Geodezji, Gospodarki Gruntami i Rolnictwa pracujących w tej samej sieci komputerowej , w której jest zainstalowane oprogramowanie Oskar 3 , służące do prowadzenia ewidencji gruntów i budynków. Wszystkie komputery klienckie, na których zainstalowane jest oprogramowanie Oskar 3, wyposażone są w system operacyjny Windows 2000 Professional PL. Na każdym z komputerów założone jest konto użytkownika uprawnionego do korzystania z danego komputera. Konta użytkowników chronione są hasłami. Dostęp do oprogramowania Oskar 3 również jest ograniczony do osób posiadających założone konta do programu Oskar 3. Konta te także chronione są hasłami. Dostęp do oprogramowania Oskar 3 również jest ograniczony do osób posiadających założone konta do programu Oskar 3. Konta te także chronione są hasłami. Ponadto oprogramowanie Oskar 3 umożliwia zróżnicowanie uprawnień dla danych użytkowników i określenie, do których obiektów lub jakich czynności mają dostęp.

Wszystkie komputery klienckie wyposażone są ponadto w oprogramowanie antywirusowe Kaspersky Anti-Virus, co minimalizuje prawdopodobieństwo zarażenia systemów wirusem komputerowym. Baza zawierająca sygnatury wirusów jest aktualizowana co tydzień. System operacyjny Windows 2000 Professional PL pozwala również na czasowe blokowanie dostępu do systemu za pomocą kombinacji klawiszy ALT+CTRL+DEL i wybrania opcji „Zablokuj komputer”, jak również poprzez odpowiednie ustawienie wygaszacza ekranu. Każdy z komputerów klienckich zasilany jest poprzez zasilacz UPS.

W każdym dniu roboczym, na koniec pracy sporządzana jest zapasowa kopia danych z bazy danych ewidencji gruntów i budynków (dump z systemu Oracle). Kopie baz danych zapisywane są na nośnikach magnetooptycznych, w ustalonych cyklach czasowych. Nośniki magnetooptyczne przechowywane są w sejfie chronionego pomieszczenia w budynku Urzędu Miejskiego w Suwałkach, do którego dostęp posiadają tylko uprawnione osoby.

W sejfie, o którym mowa wyżej przechowywana jest również zabezpieczona hasłem baza danych zawierająca hasła do wszystkich kont, zarówno do systemów operacyjnych, jak i do programu Oskar 3, zapisana na płycie CD-R.

Ponadto raz na 6 miesięcy sporządzana jest kopia bazy danych, która jest przesyłana Wojewódzkiemu Inspektorowi Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego w Białymstoku.

Roczniki zmian zawierające dokumenty prawne, które stanowią podstawy wpisów w ewidencji gruntów i budynków, a także inne ważne dokumenty dotyczące prowadzenia ewidencji gruntów i budynków przechowywane są w przesuwnym regale metalowym zamykanym na klucz, w odrębnym pomieszczeniu (pokój nr 1117). Dostęp do tego pomieszczenia posiadają tylko osoby uprawnione, ewentualnie inne osoby za zgodą i pod nadzorem osób uprawnionych. Pomieszczenie wyposażone jest w system przeciwpożarowy.

Wejście w życie ustawy zmieniającej ustawę o ochronie danych osobowych spowodowało uchylenie aktów wykonawczych wydanych na podstawie dotychczas obowiązującego stanu prawnego, a mianowicie rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 3 czerwca 1998 roku w sprawie określenia podstawowych warunków technicznych
i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych ( Dz. U. Nr 80, poz. 521 z póź. zm. ).

W dniu 1 maja 2004 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych ( Dz.U.Nr 80, poz 521 z późń. zm. ).

Zmiana powyższa skutkuje koniecznością opracowania dokumentacji spełniającej kryteria powyższego rozporządzenia, a ponadto § 9 nakłada na Administratora dostosowanie systemu informatycznego służącego do przetwarzania tych danych do wymogów określonych w § 7 oraz w załączniku do rozporządzenia w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach , z których jeden egzemplarz doręczono Prezydentowi Miasta Suwałk .

Prezydentowi Miasta Suwałk przysługuje prawo wniesienia pisemnych wyjaśnień od ustaleń kontroli zawartych w protokole , w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu .