Zasady kierowania Urzędem

Urząd działa pod bezpośrednim kierownictwem Wojewody i zapewnia wykonywanie zadań, związanych w szczególności z pełnieniem przez niego funkcji:
1) przedstawiciela Rady Ministrów  w województwie;

2) zwierzchnika rządowej administracji zespolonej w województwie;

3) organu rządowej administracji zespolonej w województwie;

4) organu nadzoru nad działalnością jednostek samorządu terytorialnego i ich związków;

5) organu administracji rządowej w województwie, do którego właściwości należą wszystkie sprawy z zakresu administracji rządowej w województwie, niezastrzeżone w odrębnych ustawach do właściwości innych organów tej administracji;

6) reprezentanta Skarbu Państwa, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach;

7) organu wyższego stopnia w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego(Kpa).

Wojewoda Podlaski realizuje zadania przy pomocy Wicewojewody, Dyrektora Generalnego, dyrektorów wydziałów oraz kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich.

Wojewoda bezpośrednio nadzoruje wykonanie zadań realizowanych przez:
-  Wydział Nadzoru i Kontroli;
-  Wydział Finansów i Budżetu;
-  Wydział Infrastruktury;
-  Wydział Nieruchomości i Geodezji ;
-  Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego;
-  Wydział Certyfikacji i Funduszy Europejskich - z wyłączeniem zadań certyfikacji;
-  Zespół Wojewody
- Pełnomocnika Wojewody do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych, kierującego Zespołem do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych;
-  Zespół Audytu Wewnętrznego;

Wojewoda sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich:
- Podlaskiego Komendanta Wojewódzkiego Państwowej Straży Pożarnej;
- Podlaskiego Komendanta Wojewódzkiego Policji; 
- Podlaskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków;
- Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego;
- Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego;

Do wyłącznej kompetencji Wojewody zastrzeżone są sprawy związane z powoływaniem i odwoływaniem osób na stanowiska organów administracji zespolonej w województwie.

Wicewojewoda Podlaski wykonuje zadania i kompetencje w zakresie określonym przez Wojewodę zarządzeniem Nr 92/2015 z dnia 10 lipca 2015 r. w sprawie określenia zadań i kompetencji Wicewojewody Podlaskiego.

Wicewojewoda nadzoruje i koordynuje realizację zadań przez  wydziały Urzędu:
-  Wydział Polityki Społecznej;
-  Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców;
-  Wydział Certyfikacji i Funduszy Europejskich - w zakresie realizacji zadań certyfikacji;

-  Wydział Rolnictwa i Środowiska

Wicewojewoda sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością:
- Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Jakości Handlowej Artykułów Rolno- Spożywczych;
-   Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa;
-   Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego;
-   Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska;
-   Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej;
-   Podlaskiego Państwowego Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego;
-   Podlaskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii,
-   Podlaskiego Kuratora Oświaty.

Wicewojewoda przewodniczy Wojewódzkiemu Komitetowi Ochrony Pamięci Walk i Męczeństwa.

Wicewojewoda podpisuje dokumenty, decyzje i pisma, zgodnie z zakresem kompetencji.
W przypadku gdy Wojewoda nie pełni obowiązków służbowych, Wicewojewoda pełni zastępstwo, którego zakres rozciąga się na wszystkie zadania i kompetencje Wojewody.

Dyrektor Generalny  Urzędu podlega bezpośrednio Wojewodzie.

Dyrektor Generalny  sprawuje bezpośredni nadzór nad zadaniami  realizowanymi przez:
-  Biuro Organizacji i Kadr;
-  Biuro Obsługi Urzędu;
-  Biuro Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych;
-  stanowisko pracy ds. bhp i ppoż - w zakresie zadań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

Do zadań Dyrektora Generalnego należy:
1)  zapewnienie funkcjonowania i ciągłości pracy Urzędu, warunków jego działania, a także organizacji pracy, w szczególności poprzez:

a) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad wydziałami Urzędu w zakresie prawidłowego wykonywania przez nie zadań określonych przez Wojewodę, z wyjątkiem komórek bezpośrednio nadzorowanych przez niego na podstawie ustaw,

b) nadzorowanie organizacyjne przebiegu prac nad terminowym przygotowaniem   projektu budżetu, w części dotyczącej Urzędu,

c)   występowanie z wnioskiem do Wojewody o ustalenie regulaminu Urzędu,

d)  gospodarowanie mieniem Urzędu, w tym zlecanie usług i dokonywanie zakupów
na   potrzeby Urzędu oraz zapewnienie prowadzenia ewidencji majątku Urzędu,

e)  wykonywanie kompetencji kierownika zamawiającego w rozumieniu ustawy - Prawo zamówień publicznych,

f)   reprezentowanie Skarbu Państwa w odniesieniu do mienia Urzędu,

g)  sprawowanie nadzoru nad prowadzeniem kontroli i audytu wewnętrznego w Urzędzie,

h)   zapewnianie przestrzegania przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej,

i)    zapewnienie przestrzegania zasad techniki prawodawczej,

j)    nadzorowanie opracowania i realizacji programów i planów pracy Urzędu,

k) zapewnienie przestrzegania przez wydziały przepisów prawa materialnego i procedury administracyjnej,

l)  dokonywanie usprawnień w organizacji i technice pracy biurowej w Urzędzie, m.in. w zakresie informatyzacji Urzędu;

2) dokonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec osób zatrudnionych w Urzędzie oraz realizacja polityki personalnej, w szczególności poprzez:

a) dokonywanie czynności wynikających z nawiązania i trwania stosunku pracy z   członkami korpusu służby cywilnej oraz czynności związanych z ustaniem stosunku pracy,

b) dysponowanie funduszem nagród,

c) administrowanie środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

d) organizowanie naboru na wolne stanowiska pracy,

e) realizacja programu zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie;

3) wykonywanie określonych zadań kierownika Urzędu, jeżeli odrębne przepisy tak stanowią;

4) pełnienie funkcji Pełnomocnika do Spraw Systemu Zarządzania Jakością i sprawowanie nadzoru nad utrzymaniem ustanowionego w Urzędzie systemu zarządzania jakością, w szczególności poprzez:

a) nadzorowanie działań związanych z monitorowaniem i weryfikowaniem procesów, jakością wykonywanych zadań oraz satysfakcją odbiorców usług realizowanych przez Urząd,

b) koordynowanie prac związanych z prowadzeniem auditów wewnętrznych (zatwierdzanie harmonogramów auditów, powoływanie auditorów wewnętrznych, uruchamianie działań poauditowych),

c) zabezpieczanie środków finansowych na prawidłowe funkcjonowanie systemu zarządzania jakością,

d) współpracę z jednostkami zewnętrznymi w zakresie certyfikacji ustanowionego w Urzędzie systemu zarządzania jakością;

e) wykonywanie innych zadań z upoważnienia Wojewody.

Dyrektor Generalny, przy pomocy dyrektorów wydziałów, kieruje i sprawuje nadzór nad organizacją i funkcjonowaniem Delegatury Urzędu.

W czasie nieobecności Dyrektora Generalnego, jego zadania i obowiązki wykonuje dyrektor Biura Organizacji i Kadr.

Dyrektorzy wydziałów ponoszą odpowiedzialność za realizację, w ramach upoważnienia udzielonego przez Wojewodę, zadań i kompetencji ustalonych w statucie i regulaminie Urzędu.

Obowiązki, dyrektorzy wydziałów mogą pełnić przy pomocy swoich zastępców. Zastępcy dyrektorów wydziałów wykonują zadania w zakresie określonym przez dyrektora wydziału, w tym również pełnią zastępstwo w czasie nieobecności dyrektora wydziału. W wydziałach, w których nie utworzono stanowiska zastępcy dyrektora, w czasie nieobecności dyrektora zastępstwo pełni pracownik wydziału posiadający odpowiednie upoważnienie. 

Dyrektorzy wydziałów ponoszą odpowiedzialność przed Dyrektorem Generalnym za wykonywanie zadań, a w szczególności za:
- kierowanie wydziałem zgodnie z przepisami prawa;
- sprawne wykonywanie zadań oraz prawidłowe organizowanie pracy wydziału;
- nadzorowanie prawidłowości i terminowości wykonywania zadań i załatwiania spraw przez pracowników wydziału;
- nadzorowanie organów samorządu terytorialnego w sprawach powierzonych z zakresu administracji rządowej, należących do zakresu działania wydziału;
- prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad jednostkami wymienionymi w załączniku do statutu.

Dyrektorzy wydziałów, kierując się zasadami racjonalnej organizacji pracy, ustalają podległym pracownikom zakresy czynności, określając zadania, uprawnienia, odpowiedzialność oraz zasady zastępstwa w czasie ich nieobecności. W każdym przypadku zmiany zakresu działania wydziału lub sposobu realizacji zadań, dyrektorzy wydziałów dokonują odpowiednich zmian w zakresach czynności pracowników.  

Dyrektorzy wydziałów zobowiązani są zapoznać pracowników swego wydziału z postanowieniami statutu i regulaminu Urzędu oraz zmianami wprowadzanymi w trakcie ich obowiązywania.

W plikach załączników do informacji, znajdują się zarządzenie Nr 92/2015 Wojewody Podlaskiego z dnia 10 lipca 2015 r. w sprawie określenia zadań i kompetencji Wicewojewody Podlaskiego, zarządzenia zmieniające oraz tekst jednolity zarządzenia